Таблица в порядке

Одна строка — одна запись

Прежде чем что-то спрашивать у данных, стоит посмотреть, как устроена таблица. Большинство ошибок анализа — и человеческих, и нейросетевых — начинаются не со сложной формулы, а с таблицы, сделанной «для глаз».

Главное правило устройства: одна строка — одна запись. Запись — это одно событие или один объект: одна продажа, один заказ, одна поставка, одна пара «месяц и менеджер». Всё, что относится к этой записи, стоит в её строке, в разных столбцах.

Частое нарушение — данные в заголовках. Таблица «менеджеры по строкам, месяцы по столбцам» удобна глазу, но месяц в ней спрятан в названии столбца. Чтобы посчитать сумму за квартал по всем, приходится складывать столбцы руками; чтобы добавить апрель — дописывать новый столбец и переделывать все формулы. В таблице, где месяц — это значение в столбце «Месяц», апрель — просто новые строки.

Такую форму называют длинной, а форму «месяцы по столбцам» — широкой. Широкая хороша для отчёта, который смотрят глазами. Длинная — для данных, с которыми работают: фильтруют, группируют, строят сводные. Сводную, кстати, проще всего получить именно из длинной таблицы — и она сама разложит месяцы по столбцам, когда это нужно для отчёта.

Один столбец — одно свойство

Второе правило — один столбец — одно свойство, один тип. В столбце суммы — только числа. В столбце даты — только даты. В столбце города — только названия городов.

Звучит очевидно, но посмотрите на столбец «Январь» в первой таблице: «120 тыс.», «88 000», «95000» и где-то рядом «нет данных». Для глаза это числа. Для формулы — смесь чисел и текста: «120 тыс.» и «101 000 ₽» — это текст, и сумма по столбцу их просто пропустит. Итог окажется меньше настоящего, и ничто не подскажет, что он неверен.

Отсюда несколько привычек:

• единица — в заголовке, а не в ячейке: столбец «Сумма, ₽», а в ячейках просто 120000;
• пусто — значит пусто: не «нет данных», не прочерк, не ноль. Ноль — это значение («продали на ноль»), а пустая ячейка — отсутствие значения, и путать их нельзя;
• даты — датами, в одном формате; лучше всего год-месяц-день, он и сортируется правильно;
• пометки — отдельным столбцом: «Сидоров (новый)» превращается в «Сидоров» и «Новый: да».

Чего в таблице быть не должно

Кроме правил «как надо», есть короткий список того, чего в таблице с данными быть не должно. Каждый пункт кажется удобным, пока не пытаешься что-то посчитать.

• Объединённые ячейки. Красивый общий заголовок над тремя столбцами ломает сортировку и фильтры, а нейросеть при чтении видит пустоты там, где человек видит одно значение.
• Итоги посреди данных. Строка «ИТОГО» между записями попадёт в сумму и удвоит её. Итоги считают формулой или сводной — отдельно.
• Цвет как данные. «Красным отмечены просроченные» — глаз это видит, а формула и нейросеть нет. Просрочка — это столбец «Просрочено: да/нет».
• Пустые строки-разделители. Их ставят «для красоты между месяцами», а фильтр и сводная воспринимают их как конец таблицы.
• Несколько таблиц на одном листе. Две таблицы рядом — это два разных набора данных, и лучше держать их на разных листах.
• Комментарии в ячейках чисел. «1500 (уточнить)» — уже текст, а не число.

Нейросеть хорошо помогает найти такие места: дайте ей описание таблицы или несколько строк и спросите, что помешает сортировке, фильтрам и сводной. Но исправлять стоит понятными шагами, которые можно проверить: сколько строк было, сколько стало, какие столбцы добавились.

Описание для нейросети

Когда таблица в порядке, остаётся последний шаг перед разговором с нейросетью — описать её. Нейросеть видит названия столбцов и значения, но не знает, что вы под ними имеете в виду.

Удобная форма — словарь столбцов: для каждого столбца одна строка — название, что в нём, единица, пример значения. Например:

• «Месяц» — месяц продажи, формат ГГГГ-ММ, пример 2026-02;
• «Сумма, ₽» — сумма без НДС, в рублях, пример 95000;
• «Новый» — пришёл ли менеджер в этом году, да/нет.

Словарь снимает большую часть путаницы. Нейросеть не перепутает «Сумму» и «Сумму с НДС», не решит, что месяцы — это номера, и не станет угадывать, что значит «Новый». Заодно словарь полезен людям: коллега поймёт таблицу без вас.

Второе, что стоит дать, — несколько строк-образцов, а не всю таблицу. Для того чтобы написать формулу или код, нейросети хватит заголовка и пяти строк. Целиком таблицу давать и не нужно, и часто нельзя: в ней могут быть данные, которые не стоит отправлять в чужой сервис (об этом последний урок).

И последнее: скажите, какой вопрос вы хотите задать данным. «Сделай анализ» — плохое задание: непонятно, что считать успехом. «Какая доля продаж приходится на новых менеджеров по месяцам» — хорошее: из него понятны нужные столбцы, группировка и форма ответа.