Формулы по описанию

Как описать задачу

Формулы — то, в чём нейросеть помогает больше всего. Но качество формулы почти целиком зависит от того, как описана задача. «Сделай формулу для продаж» даёт что угодно; точное описание даёт формулу, которую остаётся только проверить.

Хорошее описание отвечает на четыре вопроса:

• что посчитать — сумму, количество, среднее, найти значение;
• где данные — какие столбцы и какие строки: «A — менеджер, C — сумма, строки 2–413»;
• при каком условии — «для менеджера из F2», «только февраль», «только оплаченные»;
• куда поставить результат — в какую ячейку и будет ли формула протягиваться вниз.

Последний пункт важнее, чем кажется. Формула для одной ячейки и формула, которую протянут на сто строк вниз, пишутся по-разному: во второй диапазон данных должен оставаться на месте (абсолютные ссылки со знаком доллара), а ячейка с условием — сдвигаться. Если не сказать, нейросеть может выбрать не то.

И попросите объяснение: что делает каждая часть формулы. Объяснение нужно не для вежливости — по нему видно, правильно ли нейросеть поняла задачу. Если в объяснении «складывает все продажи менеджера», а вам нужен только февраль, ошибка видна ещё до проверки.

Виды формул

Большинство практических задач сводится к нескольким видам формул. Знать их не обязательно наизусть — достаточно понимать, какая задача к какому виду относится, чтобы точнее описать её нейросети.

Сумма и счёт с условием. «Сколько продал менеджер», «сколько заказов из Москвы», «сумма неоплаченных». Это функции вида СУММЕСЛИ и СЧЁТЕСЛИ и их варианты с несколькими условиями.

Поиск значения по ключу. «Подставить цену из прайса по артикулу», «найти город клиента по его номеру в другой таблице». Это функции поиска — ВПР, ПРОСМОТРX и похожие. Главная ловушка: если ключ не найден, формула выдаёт ошибку, а если ключ встречается дважды — молча берёт первое совпадение.

Условие. «Если сумма больше 100 000, написать „крупный“, иначе „обычный“». Функция ЕСЛИ и её родственники.

Текст. Склеить имя и фамилию, вытащить код региона из номера, привести к одному регистру.

Даты. Вытащить месяц или год из даты, посчитать число дней между датами, определить день недели.

Функция поиска по ключу — самая частая и самая коварная. Перед тем как применять её к тысяче строк, проверьте, уникальны ли ключи в таблице, откуда берутся значения (прошлый урок про дубликаты), и что будет со строкой, у которой ключа там нет.

Проверка формулы

Формула от нейросети — черновик, пока она не проверена. Проверка короткая и почти всегда одна и та же.

Маленький пример. Возьмите три-пять строк, ответ по которым легко посчитать в уме, как в таблице выше. Совпало — формула понимает задачу. Не совпало — ошибка найдена за минуту, а не в отчёте.

Крайние случаи. Там живут почти все ошибки формул:

• пустая ячейка в условии или в данных — что вернёт формула: ноль, пусто, ошибку?
• нет совпадения — менеджера нет в таблице, артикула нет в прайсе;
• два совпадения — ключ встречается дважды;
• текст вместо числа — «120 тыс.» из второго урока.

Протягивание. Если формулу протягивают вниз, проверьте последнюю строку: не уехал ли диапазон данных. Типичная ошибка — диапазон C2:C413 после протягивания становится C3:C414, C4:C415 и так далее, и последние строки считают неполные данные. Лечится абсолютными ссылками ($C$2:$C$413), и об этом стоит попросить заранее.

Если проверка не прошла, не нужно чинить формулу самому: опишите нейросети, что ожидалось и что получилось — «на этих четырёх строках должно быть 65 000, а формула даёт 115 000». Такое описание почти всегда приводит к верной формуле со второго раза.

Программы и понимание

Последняя практическая мелочь, из-за которой формула от нейросети часто «не работает», хотя она верна, — разные программы и настройки.

Названия функций. В русской версии таблиц функции называются по-русски (СУММЕСЛИ), в английской — по-английски (SUMIF). Нейросеть может ответить английским названием, а у вас русская версия, или наоборот. Скажите в запросе, какая у вас программа и на каком языке.

Разделитель аргументов. В русских настройках между аргументами ставят точку с запятой, в английских — запятую. Формула с запятыми в русской версии даст ошибку, и дело не в логике.

Разные программы. Табличные программы похожи, но не одинаковы: у одной есть функция, которой нет у другой, иначе работают массивы. Если формула не сработала, первым делом проверьте, что нейросеть знает, в какой программе вы работаете.

И наконец, понимайте формулу, которую используете. Не обязательно уметь написать её самому, но нужно уметь прочитать объяснение и сказать, что она делает. Формула, которую никто в команде не понимает, — это мина: когда таблица изменится, никто не поймёт, почему итог стал странным.

Хорошая привычка — оставлять рядом с важной формулой короткое примечание: что она считает и при каких условиях. Через месяц оно сэкономит вам и коллегам полчаса разбора.