Как сделать сводную таблицу в Excel: пошагово для новичка

Сводная таблица собирает итоги из длинного списка без единой формулы: встаньте в любую ячейку данных, выберите «Вставка» → «Сводная таблица» → «ОК» и перетащите поля — что в строки, что в значения. Например, поле «Менеджер» в строки, «Сумма» в значения — и получится сумма продаж по каждому менеджеру. Добавьте «Месяц» в столбцы — таблица разложит суммы по месяцам.

Подготовьте данные

Сводная работает со списком, где каждая строка — одна запись (продажа, заказ), а каждый столбец — одно свойство (дата, менеджер, город, сумма). У каждого столбца должен быть заголовок, без пустых строк и объединённых ячеек. Числа должны быть числами, а не текстом, иначе сводная посчитает их количество вместо суммы. Удобно оформить список «умной» таблицей (Ctrl+T): тогда новые строки попадут в сводную при обновлении.

Четыре области

Справа появляется список полей и четыре области. Строки — по чему группировать сверху вниз: менеджеры, товары. Столбцы — по чему раскладывать вбок: месяцы, города. Значения — что считать: сумму, количество, среднее. Фильтры — что отобрать для всей таблицы, например один регион. Поля можно переносить между областями сколько угодно: исходные данные не меняются.

Сумма, количество, среднее

По умолчанию числа суммируются. Чтобы посчитать, например, число сделок, щёлкните поле в области значений → «Параметры полей значений» → «Количество». Там же — среднее, максимум, минимум и «Дополнительные вычисления» → «% от общей суммы», если нужна доля каждого менеджера.

Обновление

Сводная не пересчитывается сама при изменении данных: щёлкните её правой кнопкой → «Обновить» (или Alt+F5). Если добавили строки за пределами диапазона, а данные не «умная» таблица, диапазон придётся поменять: «Анализ сводной таблицы» → «Изменить источник данных».

Частые вопросы

Почему сводная таблица считает количество, а не сумму?

В столбце есть текст или пустые ячейки, и Excel считает его не числовым. Исправьте числа, сохранённые как текст, и смените вычисление на сумму в параметрах поля значений.

Как обновить сводную таблицу после изменения данных?

Щёлкните по сводной правой кнопкой мыши и выберите «Обновить». Если данные расширились, проверьте источник данных или оформите исходный список как таблицу через Ctrl+T.

Как сгруппировать даты по месяцам?

Перетащите поле с датой в строки или столбцы, щёлкните по любой дате правой кнопкой и выберите «Группировать», затем отметьте месяцы и годы.

Где потренироваться

Итоги по группам в курсе Excel начинаются с урока «Итоги: СУММ и соседи», а сводным посвящены уроки второго уровня курса, где сводная собирается прямо на учебном листе. Подсчёт по условию формулами — в статье «СУММЕСЛИ и СЧЁТЕСЛИ», задачи без регистрации — в тренажёре Excel.