Как устроена функция
Складывать плюсами по десять ячеек можно, но не нужно. Для этого есть функции — готовые действия с диапазоном.
Устройство у всех одинаковое: имя, скобки, внутри — с чем работать. Самая частая функция на свете:
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Менеджер | Продажи | Сделок |
| 2 | Иванов | 120000 | 8 |
| 3 | Петров | 85000 | 12 |
| 4 | Сидоров | 240000 | 5 |
| 5 | Кузнецов | 60000 | 15 |
| 6 | Итого | 505000 |
Имена работают и русские, и английские: СУММ и SUM — одно и то же, и курс принимает оба. Показывать будем русские: их видит большинство.
Пять функций
Вторая глава — пять функций, которых хватает почти всегда.
| Функция | Что делает | Пример |
|---|---|---|
| СУММ | складывает числа | =СУММ(B2:B5) |
| СРЗНАЧ | среднее из чисел | =СРЗНАЧ(B2:B5) |
| МИН | наименьшее | =МИН(B2:B5) |
| МАКС | наибольшее | =МАКС(B2:B5) |
| СЧЁТ | сколько чисел | =СЧЁТ(B2:B5) |
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Продажи | Сумма | 505000 | |
| 2 | 120000 | Среднее | 126250 | |
| 3 | 85000 | Минимум | 60000 | |
| 4 | 240000 | Максимум | 240000 | |
| 5 | 60000 | Сколько | 4 |
Аргументов у функции может быть несколько — через точку с запятой: =СУММ(B2:B5; D2:D5) сложит оба столбца, а =МАКС(B2:B5; 100) вернёт наибольшее из столбца и числа 100.
Что они пропускают
Третья глава — что функции пропускают. Это объясняет половину случаев «итог не сходится».
| В диапазоне | СУММ | СРЗНАЧ | СЧЁТ | СЧЁТЗ |
|---|---|---|---|---|
| число | сложит | учтёт | сосчитает | сосчитает |
| текст | пропустит | пропустит | пропустит | сосчитает |
| пусто | пропустит | пропустит | пропустит | пропустит |
| ошибка | вернёт ошибку | вернёт ошибку | вернёт ошибку | сосчитает |
Вторая строка таблицы важнее прочих. Текст в диапазоне СУММ пропускает молча — не ругается, не предупреждает. Именно поэтому колонка чисел, приехавших из чужой системы текстом, даёт итог меньше ожидаемого, а иногда и ноль.
Проверить это можно за пять секунд: сравнить СЧЁТ и СЧЁТЗ по одному и тому же диапазону. Совпали — все значения числа. Разошлись — разница и есть число текстовых ячеек.
Где ставить итог
Последняя глава — где ставить итог и как не сломать его завтра.
| Где итог | Что будет при дописывании строк |
|---|---|
| сразу под данными | новая строка попадёт между данными и итогом — и не в диапазон |
| через пустую строку | то же самое, но заметнее |
| сверху над таблицей | дописанное всегда попадает в диапазон |
Второй приём — брать диапазон с запасом: «=СУММ(B2:B999)» вместо «=СУММ(B2:B20)». Пустые ячейки функция пропускает, а место для новых строк остаётся.
Ограничение у приёма одно: диапазон с запасом не должен захватывать другие данные. Если ниже на листе лежит ещё одна таблица, «до 999» сложит и её — и найти это будет трудно, потому что число выйдет правдоподобным.