План счетов
Всё, что есть у организации и чем она должна, учитывается на счетах. Счёт — это не банковский счёт, а папка для однородных сумм: отдельно товары, отдельно деньги в кассе, отдельно долги поставщикам, отдельно выручка. Каждая папка имеет номер, и перечень всех папок называется планом счетов.
План счетов один для всех организаций страны — в этом смысл бухгалтерии: любой бухгалтер, открыв чужой учёт, знает, где что лежит. Номера двузначные и собраны в разделы по смыслу.
| номера | что там | примеры |
|---|---|---|
| 01–09 | то, что служит долго | 01 основные средства, 08 вложения в них |
| 10–19 | запасы и налог по покупкам | 10 материалы, 19 НДС по приобретённым |
| 20–39 | затраты | 20 производство, 26 общехозяйственные |
| 40–49 | товары и готовая продукция | 41 товары, 44 расходы на продажу |
| 50–59 | деньги | 50 касса, 51 расчётный счёт |
| 60–79 | расчёты | 60 поставщики, 62 покупатели, 68 налоги, 70 зарплата |
| 80–89 | капитал | 80 уставный капитал, 84 нераспределённая прибыль |
| 90–99 | результаты | 90 продажи, 91 прочие, 99 прибыли и убытки |
Внутри счёта бывают субсчета — более мелкие папки. У счёта 60 «Расчёты с поставщиками» в программе есть 60.01 — сами расчёты и 60.02 — выданные авансы. У счёта 90 «Продажи» — отдельно выручка, себестоимость, налог и результат. Номер субсчёта пишут через точку, и в программе проводки всегда идут на субсчёт, если он есть: «просто 60» провести нельзя.
Запоминать весь план не нужно. Нужно знать два десятка счетов, которые встречаются каждый день, и понимать логику разделов: увидев незнакомый номер, вы сразу знаете, деньги это, расчёты или затраты. Остальное программа подсказывает названием — план счетов открывается в ней как обычный справочник, и у каждого счёта там есть описание.
Дебет и кредит
У каждого счёта две стороны. Левую называют дебет, правую — кредит. Это просто названия сторон, как «левый берег» и «правый берег», и с бытовым «кредит — это долг» они не связаны. Главная ошибка новичка — считать дебет плюсом, а кредит минусом. Для одних счетов это так, для других наоборот.
Активные счета учитывают то, что у организации есть: деньги, товары, материалы, оборудование. У них остаток всегда в дебете, поступление записывается в дебет, выбытие — в кредит. Пришли деньги на расчётный счёт — дебет 51. Ушли — кредит 51.
Пассивные счета учитывают, откуда всё это взялось: капитал собственников, прибыль, долги. У них остаток в кредите, увеличение записывается в кредит, уменьшение — в дебет. Выросла нераспределённая прибыль — кредит 84. Погасили кредит банка — дебет 66.
Третья группа — активно-пассивные счета расчётов: 60, 62, 76 и другие. Они могут показывать и то, что должны нам, и то, что должны мы. Если мы заплатили поставщику больше, чем он отгрузил, на 60 появится дебетовый остаток — поставщик должен нам. Если он отгрузил больше, чем мы заплатили, — кредитовый: должны мы. Поэтому у расчётных счетов важна не только сумма, но и сторона, и ведомость показывает их в двух колонках.
Как не запутаться. Спросите себя: это «что у нас есть» или «откуда взялось и кому мы должны»? Первое — активное, остаток в дебете. Второе — пассивное, остаток в кредите. Расчёты — смотрят по смыслу.
Двойная запись
Главная идея бухгалтерии — двойная запись: каждая операция записывается дважды, в дебет одного счёта и в кредит другого, на одну и ту же сумму. Запись «дебет такого-то счёта, кредит такого-то счёта, сумма» и называется проводкой.
Почему дважды? Потому что у любой операции две стороны. Пришёл товар от поставщика: товаров стало больше (дебет 41) и долг перед поставщиком вырос (кредит 60). Оплатили поставщику: долг уменьшился (дебет 60) и денег на счёте стало меньше (кредит 51). Ни одна операция не случается «наполовину»: если что-то пришло, оно откуда-то взялось.
Проводку читают как фразу. «Дт 41 Кт 60» — «товар пришёл, мы должны поставщику». «Дт 51 Кт 62» — «деньги пришли на счёт, покупатель рассчитался». «Дт 26 Кт 70» — «начислили зарплату управленцам: расход вырос, мы должны сотрудникам». Если фраза не складывается — скорее всего, проводка неверна.
| проводка | как читается |
|---|---|
| Дт 41 Кт 60 | товар пришёл, мы должны поставщику |
| Дт 60 Кт 51 | заплатили поставщику с расчётного счёта |
| Дт 51 Кт 62 | покупатель заплатил нам на счёт |
| Дт 50 Кт 51 | сняли деньги со счёта в кассу |
Из двойной записи следует свойство, на котором держится вся проверка учёта: сумма всех дебетов равна сумме всех кредитов. За любой период, по любой организации. Поэтому ведомость по всем счетам всегда сходится в итоговой строке, а баланс — в активе и пассиве. Если не сходится — где-то запись сделана однобоко, а в программе это почти невозможно: она не проведёт проводку без второй стороны.
Есть и исключение — забалансовые счета с трёхзначными номерами. На них учитывают то, что организации не принадлежит, но за что она отвечает: чужой товар на хранении, арендованное оборудование. Там запись одинарная, и в общий итог они не входят.
Сальдо и обороты
Остаток на счёте называется сальдо. Сальдо на начало периода, обороты за период и сальдо на конец связаны одной формулой — и эту формулу стоит понимать, а не заучивать.
Для активного счёта: конечное сальдо = начальное + оборот по дебету − оборот по кредиту. В кассе было 5 000, за месяц пришло 40 000 (дебет) и выдали 38 000 (кредит) — на конец 7 000. Для пассивного всё зеркально: конечное = начальное + оборот по кредиту − оборот по дебету.
| активный счёт (50 «Касса») | пассивный счёт (70 «Зарплата») | |
|---|---|---|
| сальдо на начало | 5 000 по дебету | 120 000 по кредиту |
| оборот по дебету | 40 000 | 300 000 (выплатили) |
| оборот по кредиту | 38 000 | 310 000 (начислили) |
| сальдо на конец | 7 000 по дебету | 130 000 по кредиту |
Оборот — это сумма всех записей за период на одной стороне счёта. Он показывает движение: сколько пришло и сколько ушло. Сальдо показывает состояние: сколько осталось. Руководителю обычно интересно сальдо («сколько денег»), бухгалтеру при проверке — обороты: именно по ним видно, что за месяц случилось что-то необычное.
Для расчётных счетов формулу применяют по каждому контрагенту отдельно — иначе переплата одному поставщику «съест» долг другому, и итог будет выглядеть спокойным. Как это делается, разберём в следующем уроке, где появится аналитика, и в четвёртом, где будет ведомость.
Проверка на здравый смысл, которая работает всегда: у активного счёта сальдо не может оказаться в кредите. «Касса −2 000» значит, что выдали денег больше, чем было, — то есть какую-то выдачу провели, а поступление забыли или ошиблись датой. Программа в таком случае не остановит вас, но покажет сальдо не с той стороны.