Субконто
Во втором уроке проводка была простой: «Дт 41 Кт 60 — 10 000». В программе у проводки есть ещё аналитика — ответ на вопрос «по чему именно». Какой товар пришёл? От какого поставщика? По какому договору? На какой склад? Эти разрезы называются субконто.
У каждого счёта свой набор субконто, и он задан в плане счетов. У счёта 60 «Расчёты с поставщиками» — контрагент, договор и документ расчётов. У 41 «Товары» — номенклатура, склад и иногда партия. У 51 «Расчётные счета» — банковский счёт организации и статья движения денег. У 26 «Общехозяйственные расходы» — статья затрат. Документ заполняет субконто сам, из своих реквизитов: выбранный в поступлении поставщик становится субконто по счёту 60, выбранный товар — по счёту 41.
Зачем это нужно. Сальдо счёта 60 без аналитики — одна цифра: «мы должны поставщикам 350 000». Полезно, но бессмысленно для работы: кому платить завтра? Субконто раскладывает эту цифру по контрагентам, а внутри контрагента — по договорам. Так появляется ответ на рабочие вопросы: кому сколько должны, по какому договору, за какую поставку.
Отсюда первое правило работы с документами: реквизиты, которые становятся субконто, заполняются точно. Контрагент и договор — не «примерно тот», а ровно тот. Ошибка в них не меняет итоговую сумму по счёту, поэтому её не видно в балансе, — но она разбивает расчёты с одним поставщиком на два договора, и в одном будет долг, а в другом переплата.
Количество и содержание
Некоторые счета ведутся не только в деньгах. Товары, материалы, готовая продукция учитываются ещё и в количестве: сколько штук, килограммов, метров. Проводка поступления товара несёт две цифры — сумму и количество, и остаток на счёте 41 тоже двойной: «на 48 000 ₽, 120 штук».
Количество — не формальность, а мощная проверка. Разделите сумму остатка на количество — получите среднюю цену единицы. Если товар закупают по 400 ₽, а средняя цена остатка получилась 4 000 или 40, в учёте ошибка: поступление провели с лишним нулём, списали не то количество, перепутали единицы измерения. Ещё хуже — остаток с суммой, но без количества, или с количеством, но без суммы. Первое значит, что товара нет, а деньги за него на складе «висят». Второе — что товар есть, но стоит ноль, и при продаже себестоимость окажется нулевой.
Похожее измерение есть у валютных счетов: сумма в рублях и сумма в валюте. Рублёвая оценка меняется вместе с курсом, и программа сама пересчитывает её при закрытии месяца. Для первого уровня достаточно знать, что такое измерение есть и что валютный остаток проверяют в валюте, а не в рублях.
Ещё одно поле, которое пропускают зря, — содержание проводки: короткая текстовая строка. Документы заполняют его сами, в ручных операциях его пишет бухгалтер. Через год именно содержание отвечает на вопрос «что это была за проводка», поэтому в ручных операциях его не оставляют пустым.
Проводка целиком
Теперь соберём проводку в программе целиком. У неё есть дата — дата документа, а не день, когда его ввели; организация; счёт дебета с его субконто и количеством; счёт кредита со своими субконто; сумма; содержание. У организаций на общей системе в той же записи рядом стоят суммы налогового учёта — они нужны для налога на прибыль и обычно совпадают с бухгалтерскими.
| поле | пример | откуда берётся |
|---|---|---|
| дата | 12.09 | дата документа |
| дебет | 41 · Стул офисный · Основной склад · 20 шт. | табличная часть документа |
| кредит | 60.01 · ООО «Лес» · договор 1 | шапка документа |
| сумма | 8 000 | сумма строки без налога |
| содержание | Поступление товаров | вид документа |
Почему важна именно дата документа. Учёт отражает, когда событие случилось, а не когда его ввели. Товар пришёл 30-го, накладную занесли 3-го следующего месяца — документ датируют 30-м, и товар должен попасть в прошлый месяц. Если поставить дату ввода, остатки на конец месяца будут неверными, а себестоимость продаж первых дней нового месяца посчитается без этого товара.
Где увидеть все проводки сразу? У каждого документа — результат проведения. Для периода и счёта — отчёт по проводкам с отбором: например, все проводки по 41 за сентябрь по одному товару. Это следующий шаг после ведомости: ведомость показывает, где «не так», отчёт по проводкам — какими записями это получилось.
И последнее: одна строка документа может дать несколько проводок, а несколько строк — объединиться в одну, если у них совпадают счета и субконто. Поэтому считать «одна строка — одна проводка» не стоит, а сверять документ с проводками надо по суммам, а не по числу записей.
Аналитика как проверка
Аналитика — не только удобство, но и главный способ найти ошибку. Рассмотрим типичную историю. С поставщиком ООО «Лес» работают по двум договорам. Бухгалтер получил товар на 100 000 по договору 1, а оплату провёл по договору 2. В итоге по контрагенту всё сходится: товар на 100 000, оплата на 100 000, сальдо ноль. А по договорам — долг 100 000 по первому и переплата 100 000 по второму.
| договор 1 | договор 2 | итого по «Лесу» | |
|---|---|---|---|
| поступление товара | 100 000 | — | 100 000 |
| оплата | — | 100 000 | 100 000 |
| сальдо | 100 000 Кт (должны мы) | 100 000 Дт (должны нам) | 0 |
Почему это плохо, если в сумме ноль? Акт сверки с поставщиком, где он ведёт учёт по договорам, не сойдётся. Программа будет считать, что по договору 2 выдан аванс, и в следующей поставке по нему зачтёт его, а долг по договору 1 так и останется висеть. Через полгода в учёте окажется «долг» и «аванс» у одного и того же поставщика, и разобраться в них будет стоить часов.
Поэтому расчётные счета смотрят развёрнуто — по каждому субконто, а не свёрнуто в одну цифру. Развёрнутое сальдо показывает и то, что должны мы, и то, что должны нам, отдельно. Свёрнутое сальдо «ноль» ничего не доказывает.
Исправляют такую ошибку не ручной проводкой, а правкой самого документа: в оплате указывают правильный договор и перепроводят. Если оба договора действительно живые и деньги надо перебросить с одного на другой, для этого есть документ корректировки долга — о нём в шестом уроке.