Банковская выписка
Деньги на расчётном счёте живут на счёте 51. Каждое движение по нему — отдельная строка банковской выписки: пришло от покупателя, ушло поставщику, списал банк комиссию, перечислили налог. В программе каждая строка выписки становится отдельным документом: поступление на расчётный счёт или списание с расчётного счёта.
У этих документов главный реквизит — вид операции. Он решает, какой счёт встанет напротив 51. «Оплата от покупателя» даст Дт 51 Кт 62, «Оплата поставщику» — Дт 60 Кт 51, «Уплата налога» — Дт 68 Кт 51, «Перечисление заработной платы» — Дт 70 Кт 51, «Комиссия банка» — Дт 91 Кт 51. Ошибиться в виде операции — значит отнести деньги не туда: оплату покупателя, проведённую как «прочее поступление», программа запишет в прочие доходы, а долг покупателя так и останется висеть.
Выписку почти никогда не набирают руками: её загружают из банка файлом или через прямое подключение. Программа сама создаёт документы, но решать, какой вид операции поставить и к какому договору привязать платёж, ей приходится по косвенным признакам — об этом следующая глава.
Главная проверка по банку — ежедневная сверка остатка: сальдо счёта 51 на конец дня в учёте должно совпасть с остатком в выписке банка до копейки, по каждому счёту организации отдельно. Не совпало — значит, выписку загрузили не целиком, один документ провели дважды или удалили. Искать такую разницу через месяц в сотнях строк мучительно, через день — дело пяти минут.
Разнесение
Загруженная выписка — это ещё не учёт. Каждую строку нужно разнести: определить, кто заплатил, по какому договору и за что. Программа делает это сама по признакам, которые есть в строке: ИНН и банковский счёт плательщика находят контрагента, номер договора или счёта в назначении платежа — договор. Если признаков не хватило, строка остаётся с пустым или угаданным реквизитом, и её разносит бухгалтер.
Где разнесение ошибается чаще всего.
| ситуация | что получится в учёте |
|---|---|
| у покупателя несколько договоров, в назначении нет номера | оплата уйдёт на основной договор, а долг был по другому |
| платит не сам покупатель, а третье лицо | контрагент будет чужой, долг покупателя не закроется |
| вид операции «прочее поступление» вместо «оплаты от покупателя» | доход на 91, долг покупателя висит |
| возврат от поставщика проведён как оплата от покупателя | поставщик окажется среди покупателей |
У разнесения есть вторая сторона — аванс или погашение долга. Если покупатель должен нам 80 000 и заплатил 100 000, программа сама разделит платёж: 80 000 закроют долг, 20 000 станут авансом (он учитывается на отдельном субсчёте — о нём в следующем уроке). Если он ничего не должен — весь платёж станет авансом. Бухгалтеру не нужно делить руками, но нужно понимать, что поступление без отгрузки — это аванс, а не выручка.
Ещё один реквизит, который легко пропустить, — статья движения денежных средств. Она не влияет на проводки, но из неё строится отчёт о движении денег: сколько пришло от покупателей, сколько ушло на зарплату, на налоги, на кредиты. Пустая или неверная статья не портит баланс, но делает этот отчёт бессмысленным.
Касса и деньги в пути
Наличные живут на счёте 50 «Касса». Приход оформляют приходным кассовым ордером, выдачу — расходным. Логика та же, что у банка: вид операции решает, что встанет напротив 50. Получили от покупателя наличными — Дт 50 Кт 62; выдали сотруднику под отчёт — Дт 71 Кт 50; сняли со счёта в кассу — Дт 50 Кт 51. Все ордера за день собираются в кассовую книгу, и остаток по ней на конец дня должен совпадать с деньгами в кассе.
У кассы есть особенность, которой нет у банка: деньги иногда оказываются в пути. Кассир сдал выручку инкассатору — из кассы деньги ушли, а на расчётный счёт придут завтра. Покупатель оплатил картой — магазин продал, а банк зачислит деньги через день-два, за вычетом комиссии. Куда девать эти деньги на время пути?
Для этого есть счёт 57 «Переводы в пути». Сдали наличные — Дт 57 Кт 50. Банк зачислил — Дт 51 Кт 57. Оплата картой идёт так же: при продаже деньги встают на 57, при зачислении переходят на 51, а комиссия банка списывается с 57 в прочие расходы. Остаток на 57 на конец месяца — деньги, которые ещё не дошли; если он висит неделями, значит, зачисление не проведено или сумма разошлась.
Правило кассы простое и строгое: касса не бывает в минусе. Кредитовое сальдо 50 в любой день значит, что расход провели раньше прихода, датой не того дня или прихода не было вовсе. Налоговая проверка и собственник смотрят на это одинаково косо, поэтому остаток кассы проверяют по карточке счёта ежедневно, а не в конце месяца.
Подотчётные суммы
Сотруднику дали деньги на покупку канцтоваров, на командировку, на бензин. Пока он не отчитался, эти деньги не расход организации — они просто у сотрудника. Такие суммы учитывают на счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами», с аналитикой по сотрудникам.
| событие | проводка |
|---|---|
| выдали 10 000 наличными | Дт 71 Кт 50 |
| сотрудник купил канцтовары на 7 500 и отчитался | Дт 26 (или 10) Кт 71 |
| вернул остаток 2 500 в кассу | Дт 50 Кт 71 |
Сотрудник отчитывается авансовым отчётом: список расходов с чеками. В программе документ сам делает проводки на нужные счета — материалы на 10, услуги на 26 или 44, оплату поставщику на 60. После отчёта остаток по сотруднику на 71 должен стать нулём: либо он вернул неизрасходованное, либо организация возместила ему перерасход.
Что может пойти не так. Сотрудник не отчитался — деньги висят на 71 месяцами, а расход не попал в учёт. Отчитался чеками на большую сумму, чем получил, — возник перерасход, и организация должна ему разницу: это видно как кредитовое сальдо 71 по этому человеку. Отчитался «за всех» чеками коллег — аналитика по сотрудникам перестаёт что-либо значить.
Сроки отчёта и возврата задаёт внутренний порядок организации. Бухгалтерская проверка простая: ведомость по 71 развёрнуто по сотрудникам раз в неделю. Всё, что старше установленного срока, — повод напомнить сотруднику, а сумма, висящая месяцами, — повод для разговора с руководителем: такие деньги по закону могут стать доходом сотрудника со всеми налогами.