Устройство ведомости
Если в бухгалтерской программе выбрать один отчёт на всю жизнь, это будет оборотно-сальдовая ведомость. Бухгалтеры называют её коротко — ОСВ. Она показывает по каждому счёту три вещи: сколько было на начало периода, сколько прошло за период и сколько осталось на конец. Каждое число — отдельно по дебету и по кредиту.
Прочитаем одну строку. Счёт 50 «Касса»: сальдо на начало 5 000 по дебету, обороты 40 000 по дебету и 38 000 по кредиту, сальдо на конец 7 000 по дебету. Это ровно та формула из второго урока, только посчитанная программой по всем проводкам сразу. Строка 60 «Поставщики» у активно-пассивного счёта может иметь остаток в обеих колонках одновременно: часть поставщиков должна нам, части должны мы.
Внизу ведомости — итоговая строка. Из-за двойной записи она всегда сходится попарно: итог сальдо на начало по дебету равен итогу по кредиту, обороты по дебету — оборотам по кредиту, конец — концу. В программе проводка без второй стороны невозможна, поэтому несходящийся итог почти всегда означает неверно введённые начальные остатки, а не ошибку в текущих документах.
Ведомость строится за любой период — день, месяц, квартал, год — и по любой организации. Её можно развернуть по субсчетам и по субконто, показать количество у запасов и валюту у валютных счетов. Главное свойство: она показывает весь учёт на одной странице. Всё, что происходило в месяце, сводится к нескольким десяткам строк, и в них видно, где что не так, раньше, чем это увидит налоговая или собственник.
Красные флажки
Опытный бухгалтер пробегает ведомость за минуту, потому что знает, где искать. Вот красные флажки, которые видно без всякой аналитики.
| что видно | что это значит |
|---|---|
| 50, 51, 41, 10 с сальдо по кредиту | выдали или списали больше, чем было |
| 20, 26, 44 с остатком после закрытия месяца | затраты не закрылись — прибыль неверна |
| 90 или 91 с сальдо после закрытия месяца | финансовый результат не определён |
| 19 копится месяц за месяцем | налог по покупкам не принят к вычету |
| 71 с давними суммами | подотчётные не отчитались |
| 000 с остатком | начальные остатки введены однобоко |
Первая группа — сальдо не той стороны у активных счетов. Касса, расчётный счёт, товары и материалы не бывают «отрицательными». Кредитовое сальдо у них значит, что выдачу или списание провели раньше поступления, перепутали дату или забыли документ.
Вторая группа — остатки на счетах, которые должны закрываться. Затраты на 20, 26, 44 в конце месяца распределяются и списываются, и после закрытия у многих организаций там ноль (как именно — задаёт учётная политика, об этом урок 12). Счета 90 и 91 после закрытия месяца в целом имеют нулевое сальдо: результат переносится на 99.
Третья группа — счета, где суммы «зависают». На 19 налог по покупкам ждёт вычета; если он растёт из месяца в месяц, вычеты не заявляются, и организация переплачивает налог. На 71 висят деньги у подотчётных лиц; сумма полугодовой давности — либо потерянный авансовый отчёт, либо проблема посерьёзнее. На 60 и 62 развёрнуто видны старые долги и авансы, которые давно пора закрыть.
Ни один из флажков не доказывает ошибку сам по себе — остаток на 20 бывает законным незавершённым производством, а старая сумма на 60 — настоящим спором с поставщиком. Но каждый требует ответа, и ответ должен быть готов раньше, чем вопрос задаст кто-то снаружи.
Внутрь счёта
Общая ведомость отвечает на вопрос «на каком счёте». Дальше нужны отчёты, которые смотрят внутрь одного счёта. Их три.
Ведомость по счёту — та же ОСВ, но по одному счёту с разбивкой по субконто. Ведомость по 60 показывает каждого поставщика и каждый договор: начало, обороты, конец. По 41 — каждый товар на каждом складе, с количеством. Именно здесь находят поставщика, у которого долг и аванс одновременно, или товар с суммой без количества.
Анализ счёта отвечает на вопрос «откуда пришли и куда ушли деньги». Он показывает обороты счёта в разрезе корреспондирующих счетов: с какими счетами он встречался в проводках и на какие суммы. Анализ 51 за месяц: в дебет пришло с 62 (оплаты покупателей) и с 66 (кредит банка), из кредита ушло на 60 (поставщикам), 68 (налоги), 70 (зарплата). Одна таблица — и видна вся картина движения денег. Странная корреспонденция — 51 с 41, например, — сразу бросается в глаза: деньги не могут напрямую стать товаром, между ними всегда стоят расчёты.
Карточка счёта — все проводки по счёту подряд, по датам, с остатком после каждой. Она отвечает на вопрос «когда именно это случилось». По карточке кассы видно, в какой день касса ушла в минус; по карточке 62 по одному покупателю — в каком порядке шли отгрузки и оплаты.
Из любой строки этих отчётов программа открывает следующий уровень: из ведомости — ведомость по счёту, из неё — карточку, из карточки — сам документ. Это и есть путь из первого урока, только теперь у каждого шага есть имя.
Порядок проверки
Соберём всё в порядок проверки, который работает в любой организации.
| шаг | что делаем | что ищем |
|---|---|---|
| 1 | ОСВ за месяц по всем счетам | итог, флажки из прошлой главы |
| 2 | ведомость по счёту с флажком | контрагента, товар, договор |
| 3 | карточка счёта по найденному | день и проводку |
| 4 | документ из проводки | реквизит, дату, сумму |
| 5 | правка документа и перепроведение | флажок исчез из ведомости |
Последний шаг важнее, чем кажется: после исправления ведомость строят заново и убеждаются, что флажок исчез. Исправление, которое не проверили ведомостью, — предположение, а не исправление. Особенно в учёте запасов: перепроведённое поступление может изменить себестоимость десятка последующих продаж, и программа пересчитает её только при закрытии месяца.
Когда смотреть ведомость. Минимум — дважды в месяц: перед закрытием, чтобы поймать ошибки текущих документов, и после, чтобы убедиться, что закрылись затраты и определился результат. Хорошая привычка — раз в неделю по деньгам и расчётам: 50, 51, 60, 62, 71. Там ошибки видны раньше всего и дороже всего стоят, если их не заметить.
Ведомость — не только для поиска ошибок. Её сравнивают с прошлым месяцем: необычный оборот, выросший вдвое долг покупателей, новый счёт в списке — всё это вопросы к учёту и к бизнесу одновременно. Руководитель, который научился читать ведомость, задаёт бухгалтеру вопросы, на которые у того должен быть готов ответ, — и это полезно обоим.