Рабочее место: задачи, документы, разделы

Задачи: что ждут от меня

Первое, что видит человек, открывший систему, — не документы. Документов в организации десятки тысяч, и показывать их все так же бессмысленно, как показывать входящему в библиотеку сразу все книги. Человеку показывают то, что ждёт лично его: список задач. С него начинается рабочий день в системе и им же он заканчивается.

Задача — это поручение системы конкретному человеку: согласовать документ, подписать, ознакомиться, исполнить, зарегистрировать. Задачу не создают вручную «кому-нибудь» — её порождает процесс, запущенный по документу. Поэтому у каждой задачи есть предмет (документ, по которому она возникла), автор (тот, кто запустил процесс), срок и состояние.

Задача проходит короткий и всегда одинаковый путь. Она приходит — появляется в списке и, если настроены уведомления, приходит письмом. Её принимают к исполнению — этим человек говорит системе «вижу, беру»; до этого момента задача считается непрочитанной, и по таким задачам потом легко найти, кто в отпуске или кто не заходит в систему неделями. Её выполняют — с результатом: согласовано, не согласовано с замечанием, ознакомлен, исполнено. После выполнения задача уходит из списка, а результат видит автор процесса и видит документ в своей истории.

Отсюда важное следствие, которое не сразу укладывается в голове у тех, кто привык к почте. Задача не пересылается как письмо. Её нельзя «отправить коллеге, чтобы он посмотрел», сохранив при этом ответственность за собой. В системе есть перенаправление — и оно означает именно передачу хода: задача уходит из вашего списка в чужой, и это записывается. Кажущееся неудобство на самом деле и есть главная ценность: в любой момент видно, у кого ход, и ход этот ровно один.

Список задач обычно разделён на два: задачи мне и задачи от меня. Первый отвечает на вопрос «что от меня ждут», второй — «что я жду от других». Второй список открывают реже, а зря: именно в нём видно, что документ, отправленный на согласование неделю назад, до сих пор стоит у второго участника. В редакции 2.1 списки называются «Задачи мне» и «Мои задачи», в 3.0 — примерно так же; названия могут отличаться, смысл один.

Сроки в задачах устроены просто и жёстко: есть дата, до которой задача должна быть выполнена, и система считает дни сама. Просроченные задачи выделяются, и по ним собираются отчёты. Здесь стоит запомнить одну вещь, к которой мы вернёмся в десятом уроке: срок ставит автор процесса, а не исполнитель. Исполнитель может попросить перенести срок, но не может тихо его сдвинуть — иначе слово «просрочено» перестало бы что-либо значить.

И последнее про задачи. Их не нужно «разбирать как почту». Правильная привычка — один-два раза в день открыть список, принять к исполнению всё новое, выполнить то, что делается за минуту, и оставить остальное со сроками. Список задач — это не входящая почта, где важно дочитать до дна; это очередь работы, у которой есть порядок и сроки.

Документы: что я веду

Вторая половина рабочего места — документы. Вопрос, на который отвечает эта часть, звучит так: что я веду и в каком оно состоянии. В отличие от задач, документы никто не приносит: их находят сами, и находят тремя способами.

Способ первый: мои документы. Это готовые списки, отобранные по вашему участию: документы, где вы ответственный; документы, которые вы создали; документы, где вы участник рабочей группы. Такой список — основной рабочий инструмент специалиста: он открывает его утром и видит свои договоры, свои служебные записки, свои письма. Никакой настройки для этого не нужно, отбор система делает сама по вашему имени.

Способ второй: списки по видам документов. Входящие, исходящие, внутренние, договоры — каждый вид документа имеет свой список со своими колонками. В такой список заходят, когда нужен не свой документ, а любой: «найди, чем мы отвечали на письмо администрации в марте». Колонки настраиваются, отборы сохраняются, и об этом подробно в пятнадцатом уроке.

Способ третий: поиск. По номеру, названию, контрагенту, дате, ответственному, а в хорошо настроенной системе — и по тексту внутри приложенных файлов. Поиск — самый быстрый способ, если известен хотя бы один точный признак, и самый бесполезный, если известно только «это был договор с кем-то по стройке в прошлом году». Поэтому поиск не заменяет списки, а дополняет их.

Между задачами и документами есть связь, которую полезно понимать с самого начала. Задача всегда указывает на документ, и из задачи в документ можно перейти одним движением: открыть карточку, посмотреть файлы, прочитать историю согласования, увидеть связанные документы. Обратное тоже верно: из карточки документа видно, какие процессы по нему запущены и у кого сейчас ход. Это две стороны одного: задача — про людей и сроки, карточка — про сам документ.

Ещё один список, о котором часто забывают, — недавние документы. Система запоминает, что вы открывали, и держит это под рукой. В работе, где человек ведёт пять-шесть документов одновременно и переключается между ними, это экономит больше времени, чем любой поиск. Рядом с ним живёт избранное: туда кладут то, к чему возвращаются неделями, — договор с основным подрядчиком, положение об оплате труда, папку своего проекта.

Наконец, есть вещи, которых на рабочем месте пользователя быть не должно. Списки «все документы организации», открытые по умолчанию, не помогают: в них десятки тысяч строк, они медленно открываются и не отвечают ни на один вопрос. Рабочее место — это ответ на вопросы «что от меня ждут» и «что я веду», и всё, что не отвечает ни на один из них, с него лучше убрать.

Разделы системы

Кроме задач и документов в системе есть разделы — верхняя навигация, одинаковая у всех. Их немного, и половину из них рядовой пользователь не открывает никогда. Разобраться в них стоит один раз, чтобы не искать нужное наугад.

Документы и файлы. Здесь живут сами документы: входящие, исходящие, внутренние, договоры, а также файлы и папки файлов. Это основной раздел для всех. Именно отсюда заводят новый документ, отсюда открывают списки по видам и сюда возвращаются чаще всего.

Совместная работа. Здесь процессы и задачи: мои задачи, задачи от меня, шаблоны процессов, а также обсуждения, форум, мероприятия и проекты — в зависимости от того, что включено в вашей организации. Для пользователя главное в этом разделе — списки задач, всё остальное включается по мере надобности.

Учёт времени. Календарь, ежедневник, отсутствия, хронометраж работ. Раздел включают не все организации; там, где включают, он используется либо для планирования занятости, либо для учёта трудозатрат по проектам. К пути документа он отношения не имеет и в этом курсе не разбирается.

Нормативно-справочная информация. Справочники: организации и подразделения, сотрудники, контрагенты, виды документов, номенклатура дел, вопросы деятельности. Пользователь заглядывает сюда изредка — например, чтобы найти карточку контрагента; ведёт эти справочники администратор или ответственный за нормативную информацию.

Настройка и администрирование. Права, политики доступа, шаблоны процессов, нумераторы, правила регистрации, обмен с другими базами. Это рабочее место администратора, и рядовому пользователю раздел обычно не виден вовсе. Уровню настройки посвящён второй уровень курса.

Отдельно стоит сказать про две редакции. В 2.1 стартовый экран называется рабочим столом, в 3.0 — начальной страницей, и выглядят они по-разному. Но разделы и их наполнение почти совпадают: документы и файлы, совместная работа, учёт времени, справочники, настройка. Поэтому человек, научившийся работать в одной редакции, переучивается в другой за час: он ищет знакомые вещи и находит их под другими подписями.

Настроить под себя

Рабочее место можно и нужно настроить под себя. Это не украшательство: человек, у которого на первом экране лежит то, чем он занимается каждый день, тратит на навигацию в несколько раз меньше времени. Разберём, что настраивается и чего делать не стоит.

Начальная страница. На неё выносят блоки-списки: задачи мне, задачи от меня, мои документы, недавние, избранное, почта, календарь. Порядок и состав человек выбирает сам. Правило простое: на первом экране должно помещаться то, что вы открываете каждый день, и не должно быть того, что вы открываете раз в месяц. Разумный набор для большинства — два-три блока, а не восемь.

Избранное. Туда кладут документы, папки и списки, к которым возвращаются постоянно. Отличие избранного от недавних в том, что недавние вытесняются сами, а избранное держится, пока не уберёте. Полезная привычка — раз в месяц чистить избранное: закончившийся договор там только мешает.

Уведомления. Система умеет сообщать о новых задачах и о приближении срока — письмом на почту и всплывающим сообщением. Здесь легко ошибиться в обе стороны. Выключить всё — и задачи начнут копиться, пока кто-нибудь не позвонит. Включить всё — и почта заполнится письмами, которые перестанут читать через неделю. Разумная середина: уведомления о новых задачах и о просрочке, без писем на каждое изменение документа.

Замещение. Когда человек уходит в отпуск, его задачи не должны вставать. Для этого в системе есть замещение: на период отсутствия задачи адресуются другому сотруднику. Настраивается оно заранее и является обязанностью руководителя, а не доброй волей сотрудника. Отпуск без замещения — самая частая причина фразы «документ висит третью неделю».

Итог: рабочее место отвечает на два вопроса — «что от меня ждут» и «что я веду». Задачи отвечают на первый, списки документов на второй, разделы дают доступ ко всему остальному, а настройка убирает лишнее. Следующий урок — про то, чем документы отличаются друг от друга и почему организации важно, к какому виду отнесена бумага.