Что считать документом
Прежде чем заводить карточку, полезно ответить на вопрос, который кажется очевидным и таковым не является: что вообще считать документом. В организации печатается много бумаг, и если заводить в систему всё подряд, она превратится в свалку, где нужное теряется среди черновиков.
Признаков у документа три, и работают они вместе. Первый: он фиксирует факт или решение — приказ о назначении, акт о выполнении работ, письмо с требованием, договор. Второй: у него есть адресат — кто-то должен его получить, прочитать, исполнить или хотя бы знать о нём. Третий: он понадобится позже — через месяц, год или пять лет, при проверке, в споре, при передаче дел.
Расчёт, который сотрудник сделал для себя в таблице, не документ: он ничего не фиксирует для других и никому не адресован. Черновик письма — не документ, пока не отправлен. Переписка в мессенджере по рабочему вопросу — обычно не документ, хотя в ней иногда принимаются решения, и это как раз то, что ломается без системы (первый урок).
Обратная ошибка встречается реже, но стоит дороже: не заводить то, что документом является. Служебная записка на списание, согласованная «на словах», акт, подписанный и оставшийся в столе, приказ, о котором знает только кадровик. Через полгода такие бумаги всплывают в самых неудобных обстоятельствах, и выясняется, что в организации их как бы не было.
Есть и промежуточный случай, из-за которого спорят чаще всего: материалы к документу. Смета к договору, протокол испытаний к акту, презентация к служебной записке. Они сами по себе пути не проходят — их не согласуют отдельно и не регистрируют, — но без них документ неполон. Такие материалы прикладываются к карточке документа файлами, и это их правильное место.
Практическое следствие для новичка. Прежде чем завести карточку, спросите себя: кто это будет исполнять или согласовывать и где это понадобится через год. Если ответа нет ни на первый вопрос, ни на второй, скорее всего, это файл. Если ответ есть хотя бы на один — это документ, и заводить его надо сразу, а не «когда подпишем».
Ещё одна граница, о которую спотыкаются: документ и сообщение о документе. Письмо коллеге «посмотри, пожалуйста, договор» документом не является, даже если в нём написано что-то важное: оно не фиксирует решение, а просит о действии. Просьба о действии в системе выражается задачей, а не письмом, — об этом был второй урок. Если же в переписке принимается решение, его надо оформить документом, а не сохранять переписку: сохранённая переписка не проходит путь и через год не найдётся.
И последнее. «Завести в систему» не означает «отсканировать и приложить». Скан без карточки с реквизитами — это картинка в базе, которую не найти; мы разбирали это в первом уроке, когда говорили, что файл — не документ. Заведение документа начинается с выбора вида и заполнения полей, а файл прикладывается к ним.
Три направления движения
Все документы организации делятся на три больших класса по направлению движения. Деление старое, досистемное — так велись бумажные журналы, — и система его сохраняет, потому что оно отвечает на первый вопрос о любой бумаге: откуда она и куда идёт.
Входящие — пришли в организацию извне: письма контрагентов, запросы надзорных органов, претензии, счета, уведомления. У входящего есть корреспондент (кто прислал), его исходящий номер и дата, дата получения и, очень часто, срок ответа. Входящему одиннадцатый урок посвящён целиком.
Исходящие — ушли из организации наружу: ответы, письма, претензии, уведомления. У исходящего есть адресат, подписант, способ отправки и почти всегда связь с входящим, на которое он отвечает. Исходящим отведён двенадцатый урок.
Внутренние — не выходят за пределы организации: приказы, распоряжения, служебные и докладные записки, положения, инструкции, протоколы. Это самый разнообразный класс, и в большинстве организаций самый многочисленный. Внутренние документы отличаются друг от друга сильнее, чем входящие между собой, поэтому именно здесь видов документов заводят больше всего.
Особняком стоят договоры. Формально договор — документ, который ходит и внутрь, и наружу: его готовят внутри, согласуют внутри, подписывают обе стороны, и дальше он живёт годами с приложениями и допсоглашениями. Поэтому в системе договорам обычно отводят отдельное место со своими реквизитами: контрагент, сумма, срок действия, вид договора, состояние. Договорам отведён тринадцатый урок.
Зачем помнить про три класса, если система всё равно спросит вид документа? Затем, что класс определяет набор вопросов, на которые карточка обязана ответить. У входящего всегда спрашивают, от кого и когда получено; у исходящего — кому и кем подписано; у внутреннего — кто ответственный и кого касается. Человек, который путает классы, заполняет не те поля и потом не может найти документ.
Есть и чисто практическая польза от того, чтобы твёрдо держать классы в голове. Списки в системе построены по классам: входящие отдельно, исходящие отдельно, внутренние отдельно. Человек ищет документ там, где он должен быть по своей природе, а не там, куда его случайно завели. Поэтому ошибка в классе — это не «мелкая неточность в карточке», а документ, которого для ищущего не существует: он откроет список исходящих и не найдёт ушедшее письмо, потому что оно заведено внутренним.
Частая путаница: счёт от поставщика. Это входящий документ — он пришёл извне, у него есть корреспондент и дата получения. Но во многих организациях счета не регистрируют как входящие, потому что они идут в учётную базу. Оба подхода встречаются, и правильный тот, который записан в регламенте организации. Важно одно: подход должен быть один для всех, иначе половина счетов окажется в системе, а половина — нет.
Вид документа: что он определяет
Внутри каждого класса документы делятся на виды. Вид — это не подпись на карточке и не способ сортировки: это набор правил, по которым система обращается с документом. Выбирая вид при заведении, человек за одно нажатие определяет сразу пять вещей.
Первое: реквизиты. У каждого вида свой набор полей — какие есть вообще и какие обязательны. У договора это контрагент, сумма, срок действия; у приказа — подписант и подразделения, которых он касается; у входящего — корреспондент, его номер и срок ответа. Поля вида — это те самые вопросы, на которые карточка обязана ответить.
Второе: маршрут. К виду документа привязан шаблон процесса: кто согласует, в каком порядке, кто подписывает. Договор идёт к юристу и финансистам, приказ — к кадрам, служебная записка на закупку — к снабжению и руководителю. Именно поэтому вид выбирается до отправки на согласование: иначе система не знает, куда документ вести.
Третье: нумерация. У каждого вида своё правило нумерации и свой счётчик. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу нумеруются раздельно, входящие — отдельно от исходящих. Смешать их — значит потерять возможность сослаться на номер, потому что номер перестанет быть уникальным.
Четвёртое: хранение. Срок хранения определяется видом документа и записан в номенклатуре дел. Приказы по личному составу хранятся десятилетиями, переписка по текущим вопросам — несколько лет. Документ, отнесённый не к тому виду, попадёт не в то дело и будет уничтожен раньше срока или, наоборот, пролежит лишние двадцать лет. Этому посвящён семнадцатый урок.
Пятое: права доступа. Кому виден документ, часто определяется его видом: кадровые приказы видит кадровая служба, документы с грифом — ограниченный круг. Права — шестнадцатый урок, но связь с видом стоит запомнить сейчас.
Полезно понимать и то, откуда виды берутся. Их не придумывают из головы: вид выводится из пути документа. Опишите одним предложением, что происходит с бумагой — кто создаёт, кто согласует, кто подписывает, кто регистрирует, где хранится, — и станет видно, отличается ли этот путь от уже заведённых. Если отличается хотя бы одним шагом, нужен свой вид; если совпадает целиком, это та же бумага под другим названием.
Обратная крайность тоже вредна: сорок видов, из которых тридцать отличаются одним словом в названии. Человек, заводящий документ, не может выбрать и выбирает первый попавшийся. Разумная мерка такая: новый вид оправдан, если у него свой маршрут, свои реквизиты или своя нумерация. Если ничего из этого нет — это не новый вид, а значение поля в существующем.
Файлы и папки рядом с документами
Рядом с документами в системе живут файлы и папки файлов. Их путают с документами чаще всего, и разобраться стоит один раз: инструменты разные и задачи у них разные.
Файл — это содержимое: текст договора, скан письма, таблица расчёта, фотография. Файлы бывают двух видов: приложенные к карточке документа и лежащие отдельно, в папках. Первые — часть документа; вторые самостоятельны и путь не проходят.
Папка файлов — место хранения, устроенное как папки на диске, только с правами доступа и версиями. В папках держат то, что документом не является, но нужно всем: шаблоны и бланки, методические материалы, презентации, справочные подборки, рабочие материалы отдела. У папки нет маршрута, номера и срока хранения — у неё есть только место и доступ.
Когда что использовать? Правило простое. Если содержимое проходит путь — согласуется, подписывается, регистрируется, исполняется, — это документ, и он заводится карточкой нужного вида. Если содержимое просто лежит и используется — это файл в папке. Шаблон договора лежит в папке; договор, заполненный по этому шаблону, заводится документом.
Ошибка, которую совершают почти все организации в первые месяцы: строят в системе прежний диск. Заводят дерево папок по подразделениям и годам, складывают туда файлы и считают, что перешли на документооборот. Признак этой ошибки простой: пользователи ищут документы, раскрывая папки, а не через списки и поиск. Мы говорили об этом в первом уроке: получается диск с более сложным интерфейсом.
Есть и обратная ошибка, встречающаяся реже: заводить документом всё подряд, включая бланки, черновики и справочные материалы. Тогда списки документов распухают, и в них теряется то, что действительно проходит путь. Признак — документы, у которых никогда не было ни одного процесса.
Стоит сказать и о том, что папки в системе всё-таки не бесполезны и отличаются от диска двумя важными вещами. Во-первых, у файла в папке есть версии: правка не затирает предыдущий вариант, и вернуться к нему можно — это тема пятого урока. Во-вторых, права на папку настраиваются в той же системе, что и права на документы, поэтому не возникает второго, параллельного списка «кому что видно». Папки — нормальный инструмент, вредно только подменять ими документы.
Итог урока. Документ — то, что фиксирует факт, кому-то адресовано и понадобится позже. Он относится к одному из трёх классов по направлению движения, внутри класса имеет вид, а вид задаёт реквизиты, маршрут, нумерацию, хранение и доступ. Всё остальное — файлы, и их место в папках. Следующий урок — про карточку: какие поля заполнять и что произойдёт, если оставить их пустыми.