Почему времени не хватает
Кажется, что времени не хватает, потому что его мало. На деле его ровно столько же, сколько у всех, — сорок рабочих часов в неделю и примерно шестнадцать часов бодрствования в сутки. Не хватает его по другой причине: дел, на которые мы согласились, больше, чем часов. И выясняется это не в понедельник, когда брали задачи, а в пятницу вечером, когда половина не сделана.
Так происходит почти у всех, и дело не в характере. Во-первых, мы соглашаемся на дела, не сверяясь с часами: задачу «подготовить отчёт» берут, не спросив себя, сколько на неё уйдёт и откуда эти часы взять. Во-вторых, наши оценки времени систематически оптимистичны — об этом урок 6. В-третьих, рабочий день съедают вещи, которые не выглядят делом: письма, короткие вопросы коллег, переключения между задачами, поиск нужного файла.
Отсюда главный вывод, с которого начинается курс. Управлять временем нельзя — оно идёт одинаково. Можно управлять решениями: на что вы соглашаетесь, в каком порядке делаете и что не делаете вовсе. Весь тайм-менеджмент — это не способ втиснуть больше, а способ заранее решить, что поместится.
У этого есть и хорошая сторона. Если причина не в лени и не в «неумении собраться», а в решениях, то исправляется она решениями же — простыми, которые можно принять за пять минут в понедельник утром. Этим и занимается курс.
Замер: неделя в часах
Прежде чем что-то менять, стоит узнать, как есть. Интуиция здесь врёт почти всегда: мы помним главное дело и забываем двадцать мелочей, которые съели половину дня. Поэтому первый шаг — замер: одну обычную неделю записывать, на что ушло время.
Записывать можно как угодно — в заметках телефона, на листке, в календаре. Правило одно: записывать по ходу, а не вспоминать вечером. Вечером день сжимается до трёх событий, и мелочи пропадают. Достаточно каждый час или при каждой смене дела ставить строку: «10:15–11:00 — отчёт, 11:00–11:20 — почта, 11:20–11:35 — вопрос коллеги».
К концу недели записи складывают в несколько групп: встречи, почта и мессенджеры, главное дело, мелкие просьбы, переключения и поиск, прочее. Картина почти всегда удивляет. Главное дело, ради которого человека взяли на работу, получает меньше часов, чем переписка. Встречи занимают больше, чем казалось. А на «переключения и поиск» — когда вы вспоминаете, на чём остановились, ищете файл, открываете не ту вкладку — уходит несколько часов, которые не видны ни в одном отчёте.
Второе открытие замера — обрывки. День, в котором только две встречи, кажется свободным. Но если встречи стоят в десять и в три, а между ними почта и обед, то большое дело помещается только в двухчасовое окно после обеда. Остальное время нарезано на куски по полчаса, в которые можно ответить на письмо, но нельзя сделать ничего, что требует погружения.
Три правила курса
Приёмов тайм-менеджмента придумано сотни, и большинство из них — вариации трёх простых мыслей. Курс держится на них, и каждый следующий урок раскрывает одну из них подробнее.
| Правило | Что оно значит | Где в курсе |
|---|---|---|
| План измеряется часами, а не пунктами | рядом с делом стоит оценка времени, и дела ставят в календарь, а не только в список | уроки 6 и 7 |
| Сначала решить, что не делать | каждое «да» — это «нет» чему-то другому; выбирают главное и отказываются от лишнего заранее | уроки 2 и 3 |
| Одно дело за раз | внимание дороже часов: переключения съедают время, а урывками дело делается дольше | уроки 8 и 9 |
Первое правило отвечает на пятничное открытие «не успел». Если у каждого дела есть оценка в часах, то ещё в понедельник видно, что на неделю набрано пятьдесят часов работы при сорока доступных — и решать, что сдвинуть, можно спокойно, а не в последний вечер.
Второе правило отвечает на привычку соглашаться. Время не растягивается: соглашаясь на новое дело, вы молча отказываетесь от чего-то другого — только не решаете, от чего. Лучше решить самому, чем оставить это случаю.
Третье правило отвечает на обрывки и переключения. Час, в котором вы трижды отвлеклись на сообщения, — это не час работы, а три куска по пятнадцать минут плюс время, чтобы каждый раз вспомнить, на чём остановились.
С чего начать
Курс можно читать подряд и ничего не менять — и тогда он не поможет. Поэтому начните с одного действия, самого полезного из всех: недельного замера. Он не требует никакой системы, приложения или силы воли, только привычки ставить строку при каждой смене дела.
Пока идёт замер, ничего не меняйте намеренно. Цель — увидеть обычную неделю, а не лучшую. Если в среду вы полчаса читали новости — пусть это будет в записях. Если кажется, что неделя нетипичная, — такие недели типичны: у всех бывают авралы, болезни и неожиданные поручения, и план должен их выдерживать.
В конце недели ответьте себе на три вопроса. Сколько часов получило главное дело — то, за которое вас на самом деле ценят? Что съело больше всего и было ли это нужно? Где обрывки — куски времени, в которые ничего не помещается?
Всё остальное в курсе будет опираться на то, что вы увидите. Урок 2 поможет решить, какое дело главное, урок 3 — отказаться от лишнего, а уроки 6 и 7 — построить план, который помещается в часы, а не в надежду.