Голова — плохое хранилище
Большинство людей хранят дела в нескольких местах сразу: что-то в голове, что-то в заметках телефона, что-то в почте с флажком, что-то на стикере у монитора, что-то в чате «избранное». Каждое место по отдельности удобно. Вместе они дают главную неприятность: никто не знает полного списка, и вы в том числе.
Особенно плоха голова. Она прекрасно думает, но очень плохо хранит. Дело, которое держится только в памяти, напоминает о себе не тогда, когда его можно сделать, а когда угодно: в душе, ночью, посреди совещания. Каждое такое напоминание отвлекает, а в нужный момент дело как раз забывается. Кроме того, незакрытые дела в голове утомляют: ощущение «что-то забыл» тянет внимание, даже когда вы о нём не думаете.
Поэтому первый шаг к порядку — всё записывать. Не выборочно, не только важное, а всё, что требует от вас действия: просьбу коллеги, идею, звонок, покупку, обещание. Записанное дело перестаёт требовать внимания: вы знаете, что оно не потеряется.
Вторая половина мысли — мест должно быть мало. Десять списков — это не система, а десять мест, куда нужно не забыть заглянуть. Хорошая система — одно место для дел и календарь для того, что привязано ко времени. О том, как собрать всё туда, — дальше.
Входящие: всё записать
Чтобы дела не терялись, нужно место, куда они попадают сразу, без раздумий. Его называют входящими. Это не список дел, а приёмник: всё, что требует действия, кидают туда в ту же минуту, как оно появилось, — не решая, важно ли это, когда делать и куда положить.
Входящие должны быть под рукой всегда: заметка в телефоне, блокнот в кармане, письмо самому себе. Важно, чтобы записать было быстрее, чем подумать «запомню». Если для записи нужно открыть приложение, найти проект и выбрать категорию, вы не будете записывать.
Входящих может быть несколько — почта одни, блокнот на совещании другие, — но их должно быть мало, и каждое вы регулярно разбираете дочиста. Мест, которые не разбирают, быть не должно: иначе дела снова будут теряться.
| Место | Годится как входящие | Почему |
|---|---|---|
| Заметка «входящие» в телефоне | да | всегда с собой, записать — секунды |
| Почта | да, если разбирать | дела и так туда приходят |
| Стикеры на мониторе | плохо | теряются и не разбираются |
| Голова | нет | хранит плохо и напоминает не вовремя |
Разбор входящих
Входящие — только приёмник. Если их не разбирать, они превращаются в ещё одну свалку. Поэтому раз в день — обычно утром или в конце дня — входящие разбирают дочиста: каждую запись берут в руки один раз и решают, что с ней делать.
Первый вопрос к записи: нужно ли что-то делать? Если нет, у неё три пути. Удалить — если это уже неактуально. В справку — если это полезная информация без действия: номер договора, адрес, инструкция. В «когда-нибудь» — если это идея, которую пока не собираетесь делать.
Если делать нужно, второй вопрос: сколько это займёт? Если пару минут — сделать сразу: ответить, переслать, записаться. Записывать и потом разбирать такое дело дольше, чем сделать. Если дольше — сформулировать следующее действие (урок 4) и положить на своё место: в список дел, в календарь, если привязано ко времени, или в «жду от других».
Разбор занимает от пяти до двадцати минут в день. Взамен вы получаете то, чего нет почти ни у кого: уверенность, что все дела известны и лежат на своих местах. Входящие в конце разбора пусты.
Где что хранить
После разбора у каждого дела есть место. Мест немного, и у каждого своя задача.
| Место | Что там лежит | Когда смотреть |
|---|---|---|
| Календарь | то, что привязано ко времени: встречи, сроки, блоки для работы | каждое утро |
| Список дел | следующие действия без жёсткого времени | когда есть свободное окно |
| Жду от других | что поручено или обещано вам: кто, что, когда спросить | раз в несколько дней |
| Когда-нибудь | идеи и планы, которые пока не делаете | раз в неделю, на обзоре |
| Справка | информация без действия: адреса, инструкции, номера | когда понадобится |
Календарь — самое строгое место: в нём только то, что должно случиться в определённое время. Если класть туда «хорошо бы сделать во вторник», календарь перестаёт быть правдой, и ему перестают верить. Список дел — наоборот: дела без жёсткого времени, которые делают, когда появилось окно. О том, как они связаны, — урок 7.
Инструмент не важен. Бумажный блокнот, заметки в телефоне, приложение для задач — работают все, если выполнены два условия: мест мало и они регулярно разбираются. Выбирать самое красивое приложение и строить в нём сложную систему — частый способ потратить неделю и не сдвинуть ни одного дела.