Сильные и слабые стороны
Нейросеть, с которой разговаривают в чате, — это программа, которая очень хорошо продолжает текст. Она прочитала огромное количество писем, отчётов и инструкций и умеет писать так же: гладко, грамотно, в нужном тоне. Это её сильная сторона, и в офисе она полезна именно этим.
Что она делает хорошо:
- черновики типовых текстов — письмо, ответ, объявление, приглашение;
- пересказ длинного — переписка на двадцать сообщений в пять строк;
- переформулировку — сделать вежливее, короче, проще, официальнее;
- структуру — разложить поток мыслей по разделам, предложить план отчёта;
- объяснения — что делает формула, что значит незнакомый термин.
Чего она надёжно не делает — и это важно понять сразу:
- не знает вашей компании: имён, договорённостей, внутренних правил, цен — если вы их не дали;
- не считает надёжно: может ошибиться в сложении так же уверенно, как написать правильно;
- не отличает правду от правдоподобного: если данных не хватает, она дописывает похожее на правду — дату, номер договора, имя.
Где выигрыш
Где нейросеть экономит больше всего времени? Там, где работа повторяется, а главная трудность — начать. Пустой лист — самое медленное место офисной работы: первые слова письма ищутся дольше, чем пишется всё остальное.
Типичные места выигрыша:
- типовые письма: ответ на запрос, напоминание о сроке, благодарность, приглашение — вы даёте суть, она оформляет;
- пересказ: длинная цепочка писем, договор на двадцать страниц, расшифровка встречи — «что здесь главное и что от меня хотят»;
- протокол по заметкам: ваши обрывочные записи превращаются в аккуратный список решений;
- другой читатель: технический отчёт — в понятное письмо руководству, письмо юристу — в понятную инструкцию сотрудникам;
- варианты: три заголовка, три формулировки отказа — выбрать легче, чем придумать.
Хорошая проверка задачи на пригодность: сможете ли вы быстро проверить результат? Письмо на полстраницы — да, прочитаете за минуту. Отчёт на основе данных, которых вы сами не видели, — нет: проверка займёт столько же, сколько сама работа. В таких задачах выигрыш меньше, чем кажется.
Цена ошибки
У каждого текста своя цена ошибки. Заметка для себя переживёт неточность: вы и так помните, о чём речь. Письмо коллеге — почти всегда: он переспросит. Письмо клиенту с неверной датой или ценой — уже проблема: клиент поверит и будет прав. Договор, цифры в отчёте для руководства, обещания от имени компании — самое дорогое место.
Отсюда простое правило: чем дальше текст уходит и чем дороже ошибка, тем строже проверка. В заметке достаточно пробежать глазами. В письме клиенту — проверить каждое имя, дату, число и обещание. В договоре — нейросеть может помочь понять текст или предложить формулировку, но решение и итоговая редакция — за юристом.
Есть и задачи, куда нейросеть лучше не пускать вовсе: всё, что требует закрытых данных (персональные данные клиентов, коммерческая тайна — урок 9), и всё, что должно быть точным без исключений и что вы не сможете проверить. Если проверка займёт больше времени, чем работа, — делайте работу сами.
Хорошая привычка — перед каждым поручением коротко спросить себя: кто это прочитает, что будет, если здесь ошибка, и смогу ли я её найти. Ответ подскажет, сколько времени оставить на проверку.
Три правила курса
Весь курс держится на трёх правилах.
Первое: нейросеть пишет черновик, отвечает человек. Всё, что вы отправили, подписали или сдали, — ваше, как бы оно ни было написано. Нейросеть — очень быстрый помощник, который иногда уверенно ошибается. С таким помощником работают так: поручают черновик и проверяют результат.
Второе: хороший результат начинается с хорошего задания. «Напиши письмо клиенту» даст общий шаблон. «Напиши клиенту, что поставка сдвигается с 12 на 19 октября из-за задержки на таможне, извинись и предложи скидку 5 % на следующий заказ; тон — вежливый, без канцелярита; до 120 слов» — даст письмо, которое почти не нужно править. Задание из цели, читателя, материала и формы — тема урока 2.
Третье: закрытые данные не отдают в сервис без разрешения. Текст, вставленный в чат, уходит на серверы компании, которая сделала сервис. Персональные данные клиентов, коммерческая тайна, пароли — туда нельзя, если в компании нет разрешённого инструмента и правил (урок 9).
Дальше курс идёт по видам офисной работы: задание, письма, встречи, отчёты, регламенты, таблицы — и заканчивается тремя уроками о том, что делает работу надёжной: проверка, данные и свой набор заготовок.