Кто считает, кто пишет
Отчёт — это числа и слова о них. С нейросетью здесь нужно правильно разделить труд, иначе ошибки появятся там, где их никто не ищет.
Числа считает таблица — Excel, Google Таблицы, учётная система. Итоги, проценты, изменения к прошлому месяцу — формулами, которые вы видите и можете проверить. Нейросеть может ошибиться в арифметике и не показать, что ошиблась: сумма сорока строк, посчитанная в чате, выглядит так же уверенно, как верная.
Слова пишет нейросеть — по готовым числам. Вы даёте таблицу с уже посчитанными итогами и просите: «напиши вывод для директора: что изменилось, почему и что предлагаем». Это то, что она делает хорошо.
Некоторые сервисы умеют выполнять расчёты кодом или прямо в таблице — это надёжнее, чем счёт «в уме» модели. Но правило то же: результат проверяется там, где его можно проверить, — формулой в таблице, а не доверием к чату.
Разделение труда экономит и время. Самое долгое в отчёте — не посчитать, а сформулировать: что всё это значит и что делать. Именно здесь нейросеть полезнее всего.
Из чисел в выводы
Как превратить таблицу в выводы? Хороший вывод отвечает на три вопроса: что изменилось, почему и что с этим делать. Всё остальное — детали, которые читатель найдёт в таблице, если захочет.
Задание для отчёта может выглядеть так: «вот таблица продаж за сентябрь и август с посчитанными итогами; вот что мы знаем о причинах: сеть кофеен сократила заказы из-за задержки поставки. Напиши отчёт директору на полстраницы: первая строка — вывод и предложение; дальше три-четыре числа из таблицы и причина; в конце — какое решение нужно и к какому сроку».
Нейросеть хорошо находит в таблице что изменилось — самые большие отклонения, необычные строки. Попросите: «найди три самых заметных изменения к прошлому месяцу». Но почему она знать не может: причины — в вашей голове, в переписке, в разговорах с клиентами. Если причин нет в задании, она их придумает — правдоподобно и неверно.
А что делать — решаете вы. Нейросеть может предложить варианты, но выбор и ответственность за него — ваши.
Числа и причины
Самая опасная ошибка в отчёте — неверное число, потому что на отчёте принимают решения. Нейросеть может ошибиться с числами, даже если вы дали их готовыми:
- округлить не так — «около 13 млн» там, где 12,4;
- перепутать проценты и пункты — «доля выросла на 50 %» там, где выросла на 1 пункт, с 2 до 3 %;
- перепутать строки — приписать августовское число сентябрю;
- досчитать — сложить или вычесть сама, не сказав об этом.
Вторая опасная ошибка — придуманная причина. «Продажи упали из-за сезонного снижения спроса» звучит солидно и подходит почти к любому падению. Но если настоящая причина — один клиент, ушедший из-за задержки, отчёт с «сезонностью» уведёт решение не туда.
Поэтому в задании: «причины бери только из того, что я написал; если причина неизвестна — так и напиши: причина не выяснена». Честное «не знаем почему» полезнее правдоподобной догадки: оно подсказывает, что нужно выяснить.
Версии для читателей
Один и тот же отчёт читают разные люди, и нейросеть быстро делает версии под каждого — из одних и тех же чисел.
Руководителю — вывод и нужное решение наверху, три-четыре главных числа, всё на одной странице. Подробности — в приложении, если захочет.
Команде — что это значит для работы: что меняем, кто что делает.
Смежному отделу — только то, что касается их: «финансам — бюджет на ускоренную доставку».
Нейросеть хорошо сокращает: «сделай из этого отчёта одну страницу для директора, сохрани все числа как есть». И хорошо проверяет понятность: «прочитай как директор, который не в теме: что непонятно?» — она укажет на термины и пропущенные шаги.
Главное при всех переделках — числа не должны меняться. После каждой версии сверяйте их с таблицей: при сокращении нейросеть может округлить или объединить так, что смысл исказится.