Когда доход становится доходом: начисление и кассовый метод

Два способа считать месяц

Из прошлого урока мы знаем, что прибыль и деньги расходятся. Теперь спустимся на уровень ниже — к одной сделке — и посмотрим, где именно возникает расхождение. Оно возникает в момент, когда мы отвечаем на простой вопрос: к какому месяцу относится эта продажа?

Возьмём сделку студии: сайт за 500 тысяч. Десятого марта клиент платит аванс 40 процентов — 200 тысяч. Двадцатого апреля работа сдана, акт подписан. Пятого июня приходит остаток — 300 тысяч. В каком месяце студия заработала 500 тысяч? Есть два честных ответа, и это два метода учёта.

Кассовый метод отвечает: доход возникает, когда пришли деньги. Значит, 200 тысяч дохода в марте и 300 в июне; в апреле — ничего. Расходы по тому же принципу: когда заплатили. Метод простой, его легко проверить по выписке, и им пользуется большинство маленьких компаний, часто не зная, что это метод.

Метод начисления отвечает: доход возникает, когда работа выполнена, — независимо от того, когда за неё заплатили. Значит, 500 тысяч дохода в апреле; март и июнь — просто движение денег: аванс и погашение долга. Расходы — когда ресурс потреблён: зарплата за апрель относится к апрелю, даже если выплачена в мае.

За год оба метода дадут одну и ту же сумму дохода. Разница — в распределении по месяцам, и она огромна. По кассовому методу март выглядит хорошим месяцем, апрель — провальным, июнь — отличным. По начислению апрель — месяц, когда студия заработала, а март и июнь ничего не говорят о работе. Если по кассовой картине принимать решения — например, в «провальном» апреле урезать расходы, — решения будут ложными: апрель был лучшим месяцем.

Почему нельзя просто выбрать один метод и жить с ним? Потому что вопросы разные. Вопрос выживания — «хватит ли денег пятнадцатого» — отвечается только кассово: банк не примет акт вместо платежа. Вопрос эффективности — «стоило ли браться за этот проект» — отвечается только по начислению: сравнить доход от проекта с расходами на него можно, только собрав их в одном месте, а деньги по проекту размазаны на три месяца.

Отсюда устройство первого уровня: два отчёта, два метода. Отчёт о движении денег — кассовый, седьмой урок. Отчёт о прибылях — по начислению, десятый. И мостик между ними — баланс, где живут долги клиентов, авансы и запасы: всё то, что один метод уже учёл, а другой ещё нет. В этом уроке разберём правила начисления: когда доход становится доходом и когда расход — расходом. Это то, что отличает учёт от подсчёта денег в кассе.

Признание дохода

Правило признания дохода звучит коротко: доход возникает, когда компания выполнила то, за что ей платят. Не когда подписали договор, не когда получили деньги, не когда выставили счёт — когда выполнила. У разных бизнесов «выполнила» выглядит по-разному, и здесь начинаются тонкости.

Товар — доход в момент передачи товара покупателю. Пекарня продала хлеб с прилавка: доход сегодня, деньги сегодня, методы совпадают. Пекарня отвезла хлеб в кафе с оплатой через месяц: доход сегодня, деньги через месяц, до тех пор — дебиторка. Магазин дверей принял заказ с предоплатой, двери привезут через три недели: дохода нет, есть аванс — обязательство; доход возникнет при передаче дверей.

Услуга разовая — доход в момент, когда услуга оказана и принята. Ремонт печи сделан — доход мастера сегодня, даже если пекарня заплатит в пятницу. Консультация проведена — доход сегодня.

Работа с этапами — доход по этапам, если этапы имеют самостоятельную ценность и принимаются отдельно. Сайт: дизайн-макет принят — доход за этап; вёрстка принята — доход за этап. Если этапов в договоре нет и принимается всё целиком — доход в момент сдачи. Между этими крайностями лежит процент выполнения: студия, которая ведёт учёт часов, может признавать доход пропорционально сделанной части; это точнее, но требует дисциплины в учёте времени.

Подписка и абонемент — доход равномерно за период оказания. Поддержка сайта за 60 тысяч в год — по 5 тысяч в месяц, даже если клиент заплатил всё в январе. Годовой абонемент в спортзал — по двенадцатой части в месяц. Деньги пришли в январе, доход размазан по году; в январе у компании обязательство на одиннадцать месяцев вперёд.

Три ошибки признания дохода, которые встречаются чаще всего. Аванс в доход — самая частая и самая вредная: она делает месяц оплаты рекордным, а месяц работы убыточным, и решения по такой картине неверны. Счёт в доход: выставили счёт — записали доход. Счёт — это просьба заплатить, работы за ним может не быть вовсе. Договор в доход: подписали договор на миллион — «у нас миллион». Договор — намерение; дохода не будет, пока не будет выполнения.

И обратная ошибка — признать позже, чем надо: сдали работу в марте, акт подписали в мае, доход записали в мае. Для управленческого учёта важен факт выполнения, а не дата на бумаге. Если клиент тянет с подписанием акта, работа от этого не перестаёт быть сделанной; учёт признаёт доход в марте, а бумажную дату оставляет бухгалтерии — у неё свои правила.

Признание расхода

С расходами правило зеркальное: расход возникает, когда ресурс потреблён, — не когда за него заплатили и не когда его купили. И здесь три случая, которые стоит разобрать отдельно, потому что они дают три разных картины.

Оплата вперёд за длинный период. Аренда за год оплачена в январе — 1,2 миллиона. Деньги ушли в январе, но помещением компания пользуется двенадцать месяцев. Расход — по 100 тысяч в месяц; в январе остальные 1,1 миллиона — это предоплаченный расход, по сути актив: право пользоваться помещением, за которое уже заплачено. Если записать 1,2 миллиона расходом января, январь станет катастрофическим, а остальные месяцы — незаслуженно хорошими.

Оплата после потребления. Зарплата за апрель выплачивается десятого мая. Расход — апрельский: работа сделана в апреле. Десятого мая просто гасится долг перед сотрудниками. Точно так же коммунальные платежи за март, оплаченные в апреле, — расход марта. Пока не оплачено — кредиторская задолженность, долг компании.

Покупка того, что служит долго. Печь за 240 тысяч служит восемь лет. Это не расход месяца покупки — это актив, который превращается в расход постепенно: по 2,5 тысячи в месяц в течение восьми лет. Такое постепенное списание называется амортизацией; для управленческого учёта достаточно простого правила — стоимость делится на срок службы равными долями. Тонкости оставим десятому уроку; здесь важен принцип: деньги ушли разом, расход растянут на срок пользы.

Особый случай — запасы. Мука куплена в марте на два месяца. Расходом она становится не в марте и не по календарю, а по мере того, как из неё пекут хлеб, который продают. Половина муки пошла в апрельский хлеб — половина стоимости стала расходом апреля. Это то самое правило соответствия: расход ставится рядом с доходом, ради которого он понесён. Хлеб продан в апреле — мука в апреле.

Практическое следствие для маленькой компании: не нужно вести амортизацию по правилам бухгалтерии и высчитывать копейки. Нужно три правила, записанных один раз. Первое: всё, что оплачено вперёд больше чем на месяц, делится на месяцы. Второе: всё, что потреблено, но не оплачено, начисляется в месяц потребления. Третье: всё, что стоит дороже условного порога (скажем, 50 тысяч) и служит дольше года, становится активом и списывается равными долями по сроку службы. Порог и сроки — решение компании; главное — применять их одинаково.

Для чего какой метод

Итак, два метода — не «правильный и неправильный», а два инструмента для двух вопросов. Осталось договориться, чем считать что, и понять, почему их нельзя смешивать.

Деньги считаем кассово. Отчёт о движении денег отвечает на вопрос «где деньги», и для него важна только дата фактического платежа. Аванс клиента — приход денег в день аванса. Годовая аренда — уход денег в январе. Зарплата за апрель — уход в мае. Никаких начислений: только то, что прошло по кассе и счёту. Это отчёт, который сверяется с банком до копейки.

Прибыль считаем по начислению. Отчёт о прибылях отвечает на вопрос «сколько заработали», и для него важна дата выполнения и потребления. Аванс — не доход; сданная работа — доход; аренда — по месяцам; зарплата — в месяц работы; печь — амортизацией. Этот отчёт с банком не сверяется вовсе, и это нормально.

Почему смешивать нельзя. Представьте отчёт, где выручка записана по оплате (пришёл аванс — записали), а расходы — по начислению (зарплата за апрель — в апреле). В месяц аванса такой отчёт покажет огромную прибыль: деньги клиента против нормальных расходов. В месяц выполнения — убыток: расходы есть, выручки нет, она уже «была». Такой отчёт не отвечает ни на вопрос о деньгах (расходы в нём не по оплате), ни на вопрос о прибыли (доходы не по выполнению). При этом он выглядит как настоящий, и по нему принимают решения. Это самая распространённая поломка в учёте маленьких компаний, и её мы будем искать в чужих отчётах в двадцатом уроке.

Как проверить чужой отчёт на смешение методов? Три вопроса. Первый: авансы — в какой месяц они попали? Если в месяц оплаты и в строку «выручка» — смешение. Второй: зарплата — в месяц работы или в месяц выплаты? Если в отчёте о прибылях в месяц выплаты — кассовый метод забрался в отчёт о прибылях. Третий: крупные покупки — печь, машина, ремонт — стоят одной строкой в месяце покупки или растянуты? Если одной строкой в отчёте о прибылях — то же самое.

Отсюда — что нужно уметь к концу урока. Взять любую операцию и ответить на два вопроса: в каком месяце она в отчёте о деньгах и в каком — в отчёте о прибылях. Если ответы совпадают — операция простая. Если различаются — между двумя датами живёт что-то в балансе: дебиторка, аванс, запас, предоплаченный расход, долг или актив. Именно эти «что-то» мы будем учиться называть в следующих уроках, а в двенадцатом соберём их в баланс.

Следующий урок — о единице учёта: что такое хозяйственная операция, какой документ за ней стоит и как выглядит журнал, из которого потом собираются оба отчёта. Пока запомним главное: дата денег и дата дела — разные даты, и учёт первого уровня — это умение держать обе.