Статьи доходов и расходов: справочник компании

Зачем статьи

Журнал операций из прошлого урока — это список. Сотни строк в месяц: мука, аренда, зарплата, хлеб кафе, хлеб школе, электричество, снова мука. Сам по себе список не отвечает ни на один вопрос владельца. «Сколько мы тратим на продукты?» — надо перебрать все строки и сложить те, что про продукты. «Растут ли расходы на людей?» — то же самое, дважды: за этот месяц и за прошлый. Список превращается в учёт, когда у каждой строки появляется статья — метка, отвечающая на вопрос «что это по смыслу».

Статья — это не название операции и не имя контрагента. «Мукомольный комбинат» — контрагент; «накладная 117» — документ; «мука» — статья. У одного контрагента может быть несколько статей: комбинат продаёт и муку, и упаковку. Одна статья собирает операции разных контрагентов: муку возят два поставщика. Статья группирует операции так, как их видит компания, а не так, как их видит поставщик или банк.

Набор статей называется справочником, и он у каждой компании свой. У пекарни есть статья «мука» и нет статьи «подрядчики»; у студии наоборот. Единого правильного справочника не существует, и попытка взять чужой — из книги, из шаблона сервиса, из бухгалтерского плана счетов — заканчивается тем, что половина статей пустует, а нужных нет. Справочник пишется под вопросы, на которые компания хочет отвечать.

Какие вопросы задают чаще всего? У пекарни: сколько стоит продукт (мука, масло, упаковка — себестоимость); сколько стоят люди (зарплата, налоги с неё); сколько стоит место (аренда, коммуналка); сколько мы тратим, чтобы нас находили (реклама, вывеска); сколько уходит на то, чтобы бизнес существовал (бухгалтер, банк, налоги на бизнес). Пять групп, в каждой три-пять статей — этого хватает, чтобы ответить на девять вопросов из десяти.

Со стороны доходов вопросы другие: на чём зарабатываем. Хлеб в розницу, хлеб оптом, кофе, выпечка на заказ — четыре статьи выручки, и по каждой можно посчитать маржу, если расходы тоже разнесены по тому же признаку. Статьи доходов и статьи расходов должны быть устроены так, чтобы их можно было сопоставить: если выручка делится на «хлеб» и «кофе», себестоимость тоже должна делиться на «хлеб» и «кофе», иначе вопрос «на чём зарабатываем» повисает.

Отсюда главное свойство хорошего справочника: он отвечает на вопросы, а не описывает мир. Можно завести статью на каждую позицию в накладной — мука высшего сорта, мука первого сорта, ржаная, — и утонуть. Можно завести одну статью «продукты» — и не понять, почему себестоимость выросла. Правильная глубина та, на которой принимают решения: если цена хлеба зависит от цены муки, а на кофе она не влияет, «мука» и «кофейное зерно» — разные статьи, а сорта муки — нет.

Дерево статей

Справочник устроен деревом: группы, внутри них статьи, внутри статей при необходимости подстатьи. Глубже трёх уровней не нужно: четвёртый уровень никто не смотрит, а вносить операции по нему — мучение.

Группа отвечает на вопрос отчёта. Для отчёта о прибылях группы — это его строки: выручка, себестоимость, расходы на людей, на помещение, на продажи, на управление, налоги. Для отчёта о движении денег — потоки: операционный, инвестиционный, финансовый (шестой урок). Групп семь-десять, и они почти одинаковы у всех компаний, потому что отчёты у всех похожи.

Статья отвечает на вопрос владельца. «Сколько уходит на аренду?» — статья «аренда». «Растёт ли зарплата?» — статья «зарплата». Статей в группе три-семь; всего в справочнике маленькой компании двадцать-сорок. Это тот уровень, по которому смотрят отчёт каждый месяц и сравнивают с прошлым.

Подстатья отвечает на вопрос «а почему выросло». Себестоимость выросла — потому что мука или потому что упаковка? Зарплата выросла — пекари или продавцы? Подстатьи нужны не везде: у аренды их нет, у себестоимости — обязательно. Заводить подстатью стоит тогда, когда вопрос «почему» задали дважды.

Сколько всего статей нужно? Проверка простая: если в отчёте за месяц половина статей пустая — их слишком много; если в «прочем» больше пяти процентов расходов — слишком мало. Справочник растёт вместе с компанией: у пекарни на старте десять статей, через год двадцать пять, при второй точке — подстатьи по точкам. Растёт он добавлением, а не переделкой: новые статьи появляются, старые не переименовываются и не сливаются задним числом, иначе сравнение с прошлым годом теряет смысл.

Отдельно о статьях, которых часто не хватает. Скидки — если их не выделить, выручка занижена, а решение «давать ли скидки» принимается вслепую. Списания и потери — испорченное, разбитое, украденное; без статьи они прячутся в себестоимости, и кажется, что подорожала мука. Расчёты с собственником — дивиденды, вклад, займ — отдельной группой вне доходов и расходов, как договорились в первом уроке. Резервы — налог, отпуска — чтобы месяц не был обманчиво прибыльным. Эти четыре статьи отличают справочник, по которому можно принимать решения, от справочника, по которому можно только сдать налоги.

Спорные операции

Как бы хорошо ни был устроен справочник, каждый месяц находятся операции, которые не ложатся ни в одну статью очевидно. Это нормально: спорные операции есть у всех. Ненормально — решать их каждый раз заново. Спорная операция решается один раз, решение записывается и применяется всегда.

Возьмём доставку. Пекарня возит хлеб в кафе своей машиной. Это себестоимость — часть того, что стоит поставленный хлеб? Или расход на продажи — цена канала «опт»? Оба ответа осмысленны, и выбор зависит от вопроса. Если владелец решает, какую цену назначить кафе, доставка должна быть в себестоимости этого заказа: иначе цена не покроет её. Если решает, держать ли оптовый канал вообще, — удобнее видеть доставку как расход канала.

Правило, которое снимает спор: расход, который можно отнести к конкретному заказу или клиенту, идёт в себестоимость этого заказа; расход, который относится к каналу или компании в целом, — в расходы на продажи или управление. Доставка конкретному кафе — себестоимость. Развоз по десяти точкам одним рейсом — расход канала, потому что делить его по точкам — гадание. Так же решается вопрос с упаковкой (себестоимость), с подарочными пакетами для всех покупателей (продажи), с обучением пекаря (люди), с обучением владельца финансам (управление).

Вторая группа споров — что считать расходом периода, а что активом. Мы разбирали это в третьем уроке: дороже порога и служит дольше года — актив. Но порог нужно назначить, и он тоже часть справочника: «оборудование дороже 50 тысяч — актив, дешевле — расход по статье “инвентарь”». Без порога кофемолка за 30 тысяч одним месяцем актив, другим — расход, и амортизация превращается в лотерею.

Третья группа — штрафы, пени, комиссии. Штраф за просрочку платежа поставщику — расход по статье «штрафы и пени» в группе управления, не в себестоимости и не в «прочем»: это цена плохого планирования, и её нужно видеть отдельно. Комиссия банка за перевод — «банк» в управлении. Комиссия платёжной системы за приём карт — расход на продажи, потому что она пропорциональна выручке и относится к каналу.

Четвёртая — возвраты и переделки. Клиент вернул торт, студия переделала макет бесплатно. Возврат — уменьшение выручки по той же статье, а не расход. Переделка — расход по статье «переделки и брак», и её величина — один из самых важных показателей качества работы; спрятанная в общей зарплате, она невидима.

Все решения по спорным операциям записываются в одном месте — на отдельном листе рядом со справочником: операция, статья, почему. Лист короткий: двадцать строк покрывают почти всё. Его читает каждый, кто вносит данные, и правит только владелец журнала. Так справочник перестаёт зависеть от того, кто сегодня разносит операции.

Правила, которые не нарушают

Справочник работает, пока соблюдаются четыре правила. Они простые, и нарушают их не по незнанию, а из удобства момента.

Первое: одна операция — одна статья. Если операцию хочется отнести к двум статьям — это две операции (как мука и ремонт печи одним платежом) или неверно устроена статья. Разносить одну строку «пополам» между статьями можно только по записанному правилу — например, аренда помещения делится между «производством» и «торговым залом» по площади, — и тогда это уже две строки с одним документом.

Второе: статьи не переименовываются и не сливаются задним числом. Захотелось переименовать «продукты» в «сырьё» — можно, но только начиная с нового месяца и с пометкой, а лучше завести новую статью и закрыть старую. Иначе отчёт за прошлый год перестанет сходиться с сегодняшним, и вопрос «выросла ли себестоимость» останется без ответа. Статьи можно добавлять в любой момент; убирать — только пустые.

Третье: «прочее» — не больше пяти процентов. Статья «прочие расходы» нужна: всегда найдётся операция, для которой статью заводить незачем. Но её доля — градусник справочника. Пока в «прочем» три процента, всё в порядке. Когда десять — там уже что-то живёт, что заслуживает статьи. Когда двадцать — справочник устарел, и отчёт о прибылях не показывает пятую часть расходов. Раз в квартал «прочее» вскрывают: смотрят, из чего оно состоит, и заводят статьи для повторяющегося.

Четвёртое: справочник один на всю компанию. Кассир, закупщик и бухгалтер разносят операции по одному списку статей и одному листу спорных решений. Если у каждого своё представление, «продукты» у одного окажутся «сырьём» у другого, и отчёт будет складывать разное. Единственность справочника важнее его совершенства: плохой единый справочник лучше трёх хороших разных.

Есть ещё одно правило, скорее привычка: справочник проверяется отчётом, а не наоборот. Раз в квартал открывают отчёт о прибылях по статьям и задают три вопроса. Какие статьи пустуют третий месяц — их можно закрыть. Какая статья выросла, а почему — непонятно — ей нужны подстатьи. Что лежит в «прочем» — ему нужны статьи. Справочник, который не менялся год, либо идеален, либо на него перестали смотреть; второе вероятнее.

На этом устройство статей закончено, и у нас есть всё, чтобы разносить операции: журнал, документы, статьи. Следующий урок — про один особый признак, которого касались вскользь: поток. Операционный, инвестиционный, финансовый — три корзины для денег, без которых отчёт о движении денег не собрать, а с ними он собирается за десять минут.