Что такое справочник
Справочник — это список того, что существует само по себе и долго. Контрагенты, номенклатура, склады, сотрудники, договоры, статьи затрат, банковские счета, валюты. Одна запись в нём называется элементом, и у элемента есть карточка с полями.
Главная мысль урока в одном предложении: документ не хранит название контрагента — он хранит ссылку на его карточку. Это не техническая тонкость, из неё следуют три практических вывода, с которыми вы столкнётесь в первую же неделю.
Вывод первый: переименование безопасно. Если поставщик сменил название, вы правите карточку — и во всех документах за три года название меняется само. Ничего перепроводить не надо: имени в документах и не было.
Вывод второй: удалить карточку, на которую ссылаются, нельзя. Точнее, можно пометить на удаление, но настоящее удаление программа не выполнит, пока есть ссылки. Иначе документы остались бы с пустым местом вместо контрагента.
Вывод третий: две одинаковые по названию карточки — это два разных контрагента. Для программы они различаются не именем, а ссылкой, и она не догадается, что это одно лицо. Отсюда растёт беда, которой посвящена третья глава.
У справочников бывают группы: контрагентов раскладывают на покупателей и поставщиков, номенклатуру — по видам товаров. Группа — это папка, она не влияет на учёт и служит только удобству поиска. Отбор по группе в отчёте, впрочем, работает, и этим пользуются.
Есть и обратная сторона ссылок, о которой стоит знать заранее. Карточку нельзя «немного переделать» в другую. Если вы завели контрагента, а он оказался не тем, исправлять его в другого нельзя: на старую карточку уже ссылаются документы, и они молча станут документами нового контрагента. Правильный путь — завести новую карточку и перевыбрать её в документах.
И ещё одно свойство, которое встретится: предопределённые элементы. Некоторые элементы создаёт не человек, а сама конфигурация — например, склад «Основной» или валюта «руб.». Их нельзя удалить: на них опирается код программы.
Как заводить и искать
Половина работы со справочниками — это поиск в них, и только меньшая часть — создание нового.
Ищите по тому, что уникально. У контрагента это ИНН, у номенклатуры — артикул, у сотрудника — фамилия с инициалами. Название — худший способ поиска: его пишут по-разному, с кавычками и без, с «ООО» спереди и сзади.
Поиск работает по части строки. Достаточно ввести несколько знаков, чтобы список сузился. В большинстве полей выбора это происходит прямо при наборе.
Если не нашли — ищите иначе, а не заводите. Проверьте другую группу, снимите отбор, поищите по ИНН вместо названия. Заведённая заново карточка — это дубль навсегда.
Теперь о создании. Карточка заводится кнопкой «Создать», и дальше есть два пути.
Заполнить вручную. Работает всегда, требует внимания к обязательным полям.
Подтянуть по ИНН. Типовые конфигурации умеют получать реквизиты организации из государственного реестра по ИНН: название, КПП, адрес, ОГРН. Это и быстрее, и надёжнее ручного ввода — там не бывает опечаток в КПП.
И третий путь, про который забывают: создание копированием. Если новая карточка похожа на существующую (та же группа, тот же вид, те же настройки), копирование экономит половину полей.
Отдельно про наименование. В типовых у контрагента два поля: «Наименование» — как его называют в работе, и «Полное наименование» — как в учредительных документах. Первое видите вы в списках, второе печатается в документах. Заполнять надо оба, и первое стоит писать так, чтобы оно искалось: без кавычек в начале, с узнаваемым словом впереди.
Дубли и чем они опасны
Дубль — это две карточки, за которыми стоит одно и то же лицо или один и тот же товар. Для программы они разные, и все итоги по ним считаются отдельно.
Появляются дубли одинаково: человек торопится, не находит карточку и создаёт новую. Ни одного злого умысла, ни одного предупреждения от программы.
Чем это плохо. Задолженность одного поставщика расходится на две строки. Отчёт по продажам показывает два товара вместо одного. Сверка с контрагентом перестаёт сходиться. Взаимозачёт не срабатывает, потому что долг и предоплата оказались на разных карточках.
Как не создавать дубли — три правила, которых достаточно.
Искать по уникальному признаку. ИНН, артикул, код. Не по названию.
Снимать отбор перед поиском. Частая причина «карточки нет» — вы смотрите в группе «Покупатели», а карточка лежит в «Поставщиках».
Создавать по ИНН, а не набирать реквизиты руками.
И правило для организации в целом: чем меньше людей заводят элементы, тем чище справочник. Компромисс, который работает, — заводить может любой, но только по ИНН и с включённой проверкой дублей.
Если дубли уже есть, их находят обработкой поиска дублей (она есть в типовых) и объединяют. Порядок: сделать копию базы, выгнать всех из базы, объединить, проверить ключевые отчёты. Без копии базы такую операцию не делают.