Что делает проведение
Проведение — главное действие в 1С, и половина непонимания в работе происходит оттого, что его смысл не объяснили.
Документ можно записать — он сохранится в базе, получит номер, будет виден в списке. И при этом ни на что не повлияет: остатки не изменятся, долг не возникнет, в отчёт он не попадёт.
Проведение — это момент, когда документ начинает действовать. Программа читает его поля и записывает движения: изменение остатка на складе, проводку в бухгалтерском учёте, запись о задолженности, запись для НДС. Движения ложатся в регистры, а отчёты читают именно регистры.
Отсюда главное практическое правило: «я же внёс» и «я провёл» — разные утверждения. Записанный документ существует; действует — проведённый.
Обратных действий тоже несколько, и их стоит различать.
Отмена проведения удаляет движения, но сам документ остаётся записанным. Её применяют, когда документ нужно на время исключить из учёта или подготовить к правке.
Перепроведение удаляет старые движения и записывает их заново по текущим данным документа. Его делают после любого исправления, иначе в учёте останутся цифры от прежней версии.
Пометка на удаление тоже снимает движения, но документ остаётся в списке и виден перечёркнутым.
Во всех трёх случаях сам документ никуда не девается. Исчезнуть он может только при физическом удалении, которое делают отдельной процедурой.
И ещё одно, что удивляет в первый раз: движения принадлежат документу. Если вы откроете регистр и попробуете поправить запись руками, при следующем перепроведении документа она сотрётся и запишется заново. Поэтому «поправить проводку» в обход документа бессмысленно — правят данные документа.
Почему документ не проводится
Отказ в проведении выглядит пугающе, но это сообщение, а не поломка: программа нашла противоречие своим правилам и говорит, какое.
Причина первая: не хватает остатка. Вы списываете десять штук, а на складе семь. Оперативное проведение это проверяет и отказывает. Лечение — не отключать контроль, а разобраться: возможно, не оформлено поступление, или списание идёт не с того склада, или товар заведён в справочнике дважды.
Вторая частая причина — не заполнено обязательное поле: не указан склад, счёт учёта, договор или ставка НДС. Программа сама перечислит, чего именно не хватает.
Третья причина — период закрыт: дата документа попадает под запрет изменения. Это не техническая ошибка, а административный запрет, и обойти его может только тот, кому отдельно дано такое право.
Есть и четвёртая причина, менее очевидная: документ заблокирован другим пользователем. Если коллега открыл этот же документ на редактирование, ваше проведение не пройдёт. Сообщение при этом говорит о блокировке и называет пользователя.
Отдельно стоит сказать про предупреждения. Не всякое сообщение — отказ: часть из них предупреждает, но проведение выполняет. «Превышен кредитный лимит», «цена ниже закупочной» — такие сообщения требуют внимания, но не останавливают работу. Различать отказ и предупреждение просто: после отказа документ остаётся непроведённым, после предупреждения — проведённым.
Перепроведение
Исправление проведённого документа состоит из двух действий, и второе забывают чаще всего.
Первое: изменить данные. Поправить дату, количество, контрагента, склад.
Второе: провести заново. Только в этот момент старые движения стираются и записываются новые.
Если сделать только первое, получится расхождение: в документе одно, в регистрах другое. Отчёт покажет старые цифры, а документ — новые, и найти это без специальной проверки почти невозможно.
Теперь о том, когда перепроведение нужно не одному документу, а многим.
Изменили что-то, влияющее на прошлое. Внесли документ задним числом, поменяли настройку учёта, поправили цену в старом поступлении. Документы после этой даты могут стать неактуальными, и их перепроводят группой.
Перед закрытием месяца порядок всегда один: сначала групповое перепроведение документов за период, потом регламентные операции.
Групповое перепроведение — тяжёлая операция. На базе с тысячами документов она занимает часы и выполняется, когда никто не работает. Просьба «перепроведите год» — это не пять минут, и планировать её надо как работу.
И последнее правило, которое стоит запомнить дословно: правят документ, а не результат. Если в отчёте не та сумма, ищут документ, который её сформировал, и исправляют его. Попытка поправить регистр или проводку напрямую проживёт до первого перепроведения.