Из чего состоит документ
Документ — запись о событии, которое произошло в конкретный день. Пришёл товар, отгрузили покупателю, заплатили поставщику, начислили зарплату. В отличие от справочника, у документа всегда есть дата и номер.
Устройство у всех документов одинаковое, и это сильно облегчает жизнь: научившись работать с одним, вы узнаете любой.
Шапка — поля, которые относятся ко всему документу целиком: организация, от чьего имени он выписан, контрагент, склад, договор, дата и номер. Всё, что верно для документа в целом, лежит здесь.
Табличная часть — строки: что именно, сколько, по какой цене, на какую сумму. У поступления это привезённые товары, у реализации — отгруженные, у платёжного поручения её может не быть вовсе.
Почти все поля шапки и строк — это ссылки на справочники: контрагент, склад, номенклатура, договор. Свободного текста в документе мало, и это не ограничение, а то, ради чего всё устроено: из ссылок собираются отчёты.
Отдельно про организацию. Если в базе ведётся учёт нескольких юридических лиц, поле «Организация» есть в каждом документе, и ошибка в нём — одна из самых дорогих: документ уедет в чужой учёт и вылезет в чужой отчётности. Проверять его стоит привычно, как дату.
Ещё одно поле, которое встречается почти везде, — договор. Он подчинён контрагенту и подставляется автоматически, если у контрагента договор один. Если их несколько, выбирает человек, и от выбора зависят счета учёта расчётов и условия оплаты. «Один договор на всё» у контрагента — обычная причина того, что расчёты собираются не туда.
И про заполнение по кнопке. Многие документы умеют заполняться сами: «Заполнить по остаткам», «Заполнить по поступлению», «Подобрать». Это экономит время, но не отменяет проверки: программа заполняет по алгоритму, а обстоятельств она не знает.
Дата события и дата ввода
Дата документа — самое важное его поле после организации, и ошибаются в нём чаще всего.
Дата документа — это когда событие произошло, а не когда вы его вносите. Товар приехал 14 марта, вы вносите накладную 2 апреля — дата документа должна быть 14 марта. Именно по ней документ попадёт в мартовский отчёт.
Рядом существует вторая дата — когда запись создана в базе. Она служебная, её видно в списке отдельной колонкой, и учёт на неё не смотрит. Зато на неё смотрят люди: по разрыву между двумя датами видно, с какой задержкой первичка доходит до базы.
Отсюда вытекает свойство, из-за которого возникает половина вопросов к 1С: прошлое изменяемо.
Вы можете внести документ вчерашним, прошлонедельным или прошлогодним числом. Программа позволит, и это правильно: документы действительно приходят с опозданием. Но это значит, что отчёт за март, распечатанный 1 апреля, и он же, распечатанный 15 апреля, могут отличаться — и ничего не сломалось.
Управляют этим закрытием периода: после определённой даты правка запрещается всем, кроме тех, кому дали право. Подробно об этом урок 13; пока достаточно знать, что механизм есть и он нужен именно из-за изменяемости прошлого.
И ещё одна тонкость: у документа есть не только дата, но и время. Оно видно не всегда, но существует, и в пределах одного дня документы упорядочены по нему. Для оперативного учёта это важно: расход, проведённый раньше прихода в тот же день, увидит остаток до поступления.
Что делать можно, а что нельзя
С документами связаны несколько действий, которые выглядят безобидно и обходятся дорого. Разберём их по порядку.
Нельзя менять чужие документы закрытого периода. Даже если там очевидная ошибка. По этим числам сдана отчётность, и исправление задним числом означает, что сданное перестало соответствовать базе. Такие правки делают через бухгалтерию и с решением, как это отразить.
Нельзя удалять документ, чтобы «переделать заново». Правильный путь — исправить существующий и перепровести. Удаление рвёт связи: на документ могут ссылаться счёт-фактура, оплата, возврат.
Нельзя менять номер руками. Нумерацию ведёт программа, и вмешательство создаёт либо дубли номеров, либо дыры, которые потом объясняют проверяющим.
Теперь о том, что делать можно и нужно.
Исправлять свои документы открытого периода. Нашли ошибку — исправьте и перепроведите. Это обычная работа, а не происшествие.
Пользоваться вводом на основании. Счёт-фактура на основании реализации, оплата на основании счёта. Это не только экономит время: сохраняется связь между документами, и по ней потом видно, чем закрыт документ.
Смотреть структуру подчинённости. Команда показывает дерево связанных документов. Прежде чем что-то менять в документе, стоит посмотреть, кто на него опирается.
И правило, которое стоит всех остальных: если сомневаетесь — спросите до, а не после. Исправить непроведённый документ стоит минуту, разобрать последствия неверного проведения в закрытом периоде — день.