Чей вопрос решает УТ
«Управление торговлей» — это прикладное решение на платформе 1С:Предприятие, такое же по устройству, как «Бухгалтерия предприятия»: справочники, документы, отчёты. Отличается оно не техникой, а тем, чей вопрос решает.
Бухгалтерия отвечает наружу: государству, банку, аудитору. Её единица работы — проводка, её срок — квартал и год, её главный вопрос — правильно ли посчитан налог. УТ отвечает внутрь: коммерческому директору, отделу продаж, складу. Её единица работы — заказ клиента и его судьба, её срок — сегодня и эта неделя, её вопрос — что заказали, что отгрузили и кто должен денег.
Отсюда первое, что удивляет пришедшего из бухгалтерии: в УТ нет плана счетов и нет проводок. Вместо них регистры — отдельные таблицы итогов: сколько товара на складе, сколько продано, сколько должен клиент. Искать в УТ оборотно-сальдовую ведомость бесполезно, её там нет и не должно быть.
УТ занимает середину линейки. «Розница» — для магазина с кассой и чеками. «Комплексная автоматизация» — торговля и бухгалтерия в одной базе. «ERP» — то же плюс производство и бюджетирование. УТ — всё про торговлю и ничего про регламентированный учёт.
И последнее про версии. УТ обновляется несколько раз в год, и обновление проходит без потерь ровно до тех пор, пока в конфигурацию не влезли руками. Отсюда правило, за которое держатся все, кто сопровождает 1С: типовую конфигурацию не правят. Всё своё делается расширениями — отдельным слоем поверх, который переживает обновление. Компания, доработавшая конфигурацию напрямую, платит за это каждым обновлением: сначала долго, потом дорого, потом перестаёт обновляться вовсе.
Путь товара: заказ, отгрузка, деньги
Вся УТ построена вокруг одной цепочки. Пока она не уложилась в голове, документы выглядят набором несвязанных форм с похожими названиями.
Клиент попросил — оформляется заказ клиента. Товар уехал — оформляется реализация товаров и услуг. Деньги пришли — оформляется поступление на счёт или в кассу. Если товара нет, к цепочке добавляется вторая половина: заказ поставщику и поступление товаров. Продажа и закупка — не два разных мира, а две половины одного пути: отгрузить раньше, чем поступило, нельзя.
Главная мысль всего урока помещается в одну строку. Заказ — это намерение, реализация — факт. Заказ не уменьшает остаток на складе: он его резервирует. Товар физически на месте, но обещан другому. Отсюда число, которое вы будете видеть постоянно, — свободный остаток: сколько лежит минус сколько обещано.
Работать можно и без заказов: менеджер сразу оформляет реализацию. Так делают там, где отгрузка идёт день в день. Но как только появляются предоплата, резерв, доставка на неделю вперёд или закупка под клиента — без заказа не обойтись: он и есть место, где живёт обещание. Включается эта схема галочкой в настройках, а не правкой конфигурации.
И то, на чём путаются чаще всего. В цепочке встречаются документы, которые заказом не являются. Коммерческое предложение — «вот что мы можем и почём», обязательств не создаёт. Счёт на оплату — бумага для бухгалтерии клиента, сам по себе ничего не резервирует. Сделка — объединяющая запись, когда продажа идёт долго и состоит из нескольких заказов. Путаница здесь стоит дорого: менеджер выставил счёт, решил, что товар за клиентом, и уехал в отпуск. Резерв создаёт только заказ, всё остальное — переписка.
Что настраивают до начала работы
УТ из коробки умеет намного больше, чем нужно конкретной компании. Поэтому первое, что делают в новой базе, — выключают лишнее.
Живёт это в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройки НСИ и разделов». Галочками включаются целые куски системы: заказы клиентов, заказы поставщикам, ордерный склад, комиссионная торговля, несколько организаций, валюты, характеристики и упаковки номенклатуры. Каждая галочка добавляет документы в интерфейс и поля в формы.
Минимальный набор перед первой продажей невелик: одна организация с реквизитами, хотя бы один склад, банковский счёт и касса. Если организаций несколько, у каждого документа появляется обязательное поле «Организация», и заполнять его придётся всегда — это первая настройка, которую включают «на будущее» и потом годами заполняют руками.
Валюта учёта задаётся один раз и меняется тяжело. Даже если закупки в долларах, а продажи в рублях, валюта учёта остаётся одна, а по закупкам ведётся курс.
Права выдаются ролями по должности, а не поштучно каждому. Менеджер, кладовщик и бухгалтер видят разные разделы, и это не защита от злого умысла, а защита от случайности: человек не может испортить то, чего не видит.
И то, о чём забывают всегда. У настроек должен быть хозяин и след. В маленькой компании настройками занимается тот, кто первым разобрался; через год он уволился, а почему включена комиссионная торговля — не знает никто. Практика простая: любое изменение функциональности записывается — что включили, когда и зачем. Достаточно таблицы на одну страницу. Без неё каждое «а почему у нас так» превращается в раскопки.
Где что лежит: разделы, списки, отборы
Половина мучений первой недели — не «что нажать», а «где это лежит». Устроено окно проще, чем кажется, и состоит всего из трёх уровней.
Раздел — это область работы: «Продажи», «Закупки», «Склад и доставка», «Казначейство», «Финансовый результат и контроллинг», «НСИ и администрирование». Разделы стоят слева или сверху — это настраивается — и отвечают на вопрос «где я работаю».
Список — все документы одного вида: все заказы клиентов, все реализации, все поступления. У списка есть отбор и поиск, и именно там живёт ответ на девять вопросов из десяти.
Форма — один документ: шапка с клиентом, складом и датой, таблица товаров, кнопки «Провести» и «Провести и закрыть».
Второй приём, который экономит больше всего времени, — связанные документы. У любого документа есть команда, показывающая всё дерево: по заказу клиента — его реализации, оплаты и заказы поставщику; по реализации — заказ, из которого она сделана. Это главный способ поиска в системе: от знакомого документа к незнакомому, а не через списки.
И третье, что стоит знать сразу: у документов бывает статус, и он важнее галочки «проведён». Заказ может быть «не согласован», «к выполнению», «закрыт» — и от статуса зависит, создаёт ли он резерв и попадает ли в отчёты. Проведённый документ в неправильном статусе выглядит рабочим и не работает; это одна из самых частых причин вопроса «я же всё сделал, почему ничего не происходит».