Карточка и вид номенклатуры
Номенклатура — это справочник всего, что компания продаёт и покупает: товары, услуги, тара, работы. Одна карточка — одна позиция. Это самый большой справочник в базе и самый дорогой в исправлении: к позиции привязаны остатки, цены, документы за все годы.
Прежде чем завести первый товар, заводят вид номенклатуры: «Товары», «Услуги», «Материалы». Вид — не папка для красоты, он определяет поведение всех позиций внутри. Что именно он задаёт: тип — товар или услуга (у услуги нет остатка на складе); единицу измерения по умолчанию; использовать ли характеристики — цвет и размер у одежды; использовать ли упаковки — коробка из двенадцати штук; и набор дополнительных реквизитов — у обуви полнота, у кабеля сечение.
В самой карточке два наименования, и они разные нарочно. Рабочее наименование — то, что видит менеджер и по чему ищет: «Кабель ВВГ 3х2.5 бухта». Наименование для печати — то, что попадёт в накладную клиенту: официальное название, по которому товар опознает его бухгалтерия. Внутреннее удобство и внешняя точность — разные требования, и совмещать их в одной строке всегда плохо.
Кроме них в карточке: артикул, единица измерения, вид номенклатуры, ставка НДС, группа доступа (кто из менеджеров видит эту позицию), картинка и описание для сайта.
Группы, артикул, штрихкод
Иерархия справочника нужна не для красоты. По группе назначают цены, скидки, права и ограничения: «на всю группу „Кабель“ скидка пять процентов», «эту группу видят только менеджеры оптового отдела». Плоский справочник на десять тысяч позиций означает, что любую скидку придётся назначать поштучно.
Отсюда правило устройства групп: группируют по тому, по чему потом принимают решения, а не по тому, как удобно смотреть глазами. Если цены и скидки вы даёте по брендам — верхний уровень бренды. Если по назначению товара — назначение. Одна и та же тысяча позиций может быть разложена десятком способов, и правильный только тот, который совпадает с вашими правилами.
Артикул — внутренний код позиции. По нему ищут, по нему сопоставляют прайсы поставщиков, по нему клиенты заказывают. Он должен быть уникальным, и это стоит проверять: два товара с одним артикулом означают, что половина заказов уйдёт не на ту позицию.
Штрихкод — то, что читает сканер. У одной позиции их может быть несколько, и это нормально: производитель меняет упаковку, а старая партия ещё лежит на складе. Важнее другое — штрихкод привязывается не только к номенклатуре, но и к характеристике с упаковкой: отсканировав коробку, кладовщик должен получить коробку синих футболок размера M, а не «футболку вообще».
И последнее про глубину групп. Дерево на семь уровней выглядит обстоятельным и не работает: чтобы дойти до позиции, приходится раскрыть семь папок, а правило, назначенное на верхний уровень, незаметно достаётся сотням позиций, о которых никто не думал. Рабочая глубина — два-три уровня, а всё остальное разрезается не папками, а свойствами позиции: производителем, назначением, ценовой группой. По ним можно отобрать и сгруппировать, не ломая дерево.
Отсюда и способ проверить чужой справочник за минуту: посмотрите, на каком уровне лежит обычный товар. Если на пятом-шестом — дерево строили как каталог для чтения, а не как инструмент для правил.
Характеристики: когда это тот же товар
Футболка синяя размера M и футболка красная размера L — это одна позиция или две? От ответа зависит, как будет выглядеть весь справочник и все отчёты.
Характеристика не заводит новую карточку. Цена, описание, вид и картинка остаются общими, а остаток ведётся по каждой разновидности отдельно. Это и есть разница между «одним товаром в трёх исполнениях» и «тремя товарами».
Когда что выбирать. Характеристики — если цена у всех разновидностей одинаковая, если разновидностей десятки и они множатся, если клиент выбирает «эту же вещь, но другую». Отдельные позиции — если у разновидностей разные поставщики, разные цены и разные сроки поставки, или если разновидность по сути другой товар.
Включив характеристики, вы получаете и обязанность: в каждом документе указывать не только номенклатуру, но и характеристику. «Футболок 40 штук» перестаёт быть ответом на вопрос «есть ли синяя L»: остаток ведётся по каждой разновидности, и сорок штук могут оказаться сорока красными.
Заводятся характеристики двумя способами. Общие для вида номенклатуры — один список цветов и размеров на всю одежду; удобно, когда набор одинаков. Свои у каждой позиции — когда у каждой модели своё исполнение и общий список превратился бы в свалку. Выбор делается один раз в виде номенклатуры и потом почти не меняется, а ошибка дорога в обе стороны: общий список из тысячи значений неудобен, а свои характеристики у каждой позиции означают, что «синий» заведут двадцатью способами и отчёт по цветам собрать будет нельзя.
Упаковки и единицы измерения
Товар приезжает коробками, хранится коробками, а продаётся штуками. Если завести отдельные позиции «болт» и «коробка болтов», остатки разъедутся немедленно: половина операций попадёт на одну карточку, половина на другую.
У позиции есть единица хранения остатков — та, в которой ведётся склад. Обычно самая мелкая: штука, килограмм, метр. Всё остальное — упаковки, и у каждой свой коэффициент пересчёта: блок это двенадцать штук, коробка — двенадцать блоков, то есть сто сорок четыре штуки.
В документе менеджер выбирает удобную упаковку и пишет «2 коробки». В регистр остатков уйдёт 288 штук. Отчёт покажет остаток в штуках, накладная напечатает коробки. Одна и та же величина, записанная по-разному для разных читателей.
Дробные количества. Кабель продаётся метрами, и метры бывают дробные. Возможность дробного количества включается у единицы отдельно; штуки дробными быть не должны — иначе однажды на складе окажется 0,3 холодильника, и никто не поймёт, откуда.
Ещё одна тонкость, из-за которой спорят склад и продажи: упаковка в документе не обязана совпадать с упаковкой на полке. Товар может приехать коробками, храниться коробками и уехать штуками — это нормально, потому что остаток всё равно один и ведётся в штуках. Ненормально другое: принять коробками, а записать россыпью «для простоты». Формально остаток тот же, но при отгрузке коробками и при пересчёте разница станет видна сразу, и объяснить её будет некому.
Вес и объём задаются на единицу хранения и пересчитываются на упаковки сами: вписывать вес коробки руками не нужно. И наконец, единица для отчётов: склад ведётся в штуках, а руководителю удобнее видеть тонны или кубометры. Это не украшение — в стройматериалах, металле и напитках вес и объём и есть главные величины: «двенадцать тысяч штук» ни о чём не говорит, «восемнадцать тонн» говорит о том, влезет ли это в машину.