Виды цен и способы расчёта
Одна и та же позиция стоит по-разному для розничного покупателя, оптовика и дилера. Каждая такая цена — вид цены: отдельная именованная колонка прайса.
Значение в этой колонке берётся одним из четырёх способов. Вручную — цену вводят в документе установки; так делают там, где прайс согласовывают, а не считают. Наценка на другой вид цен — «оптовая равна закупочной плюс двадцать пять процентов»; так делают, когда цены привязаны к закупке. Наценка на себестоимость — от фактической, когда важна реальная маржа. Произвольная формула — своё выражение по данным базы, для сложных правил.
Важная тонкость цепочки: пересчёт не происходит сам по себе. Поменялась закупочная — оптовая и розничная пересчитаются только при новой установке цен. Система не ходит по базе и не меняет цены задним числом, и это правильно: иначе вчерашние документы меняли бы сумму каждую ночь.
Округление — часть вида цены. Наценка двадцать пять процентов на 1837 рублей даёт 2296,25. В прайсе такому числу не место. У вида цены задаётся правило: до рубля, до десяти рублей, в большую сторону, а также психологическое округление до 99 копеек или до 990 рублей.
Вид цены может быть в валюте. Тогда в заказе цена пересчитается по курсу на дату — ровно то, что нужно при закупках за доллары. Верно и обратное: рублёвый прайс не должен вдруг оказаться валютным, иначе цены поедут вместе с курсом.
Бывают и диапазонные виды цен: цена не одна, а «от и до». Такой нужен там, где менеджеру разрешено торговаться в коридоре: минимум задан, максимум тоже, и выход за границы виден сразу. Отдельно живут цены поставщиков — у каждого свой прайс на одну и ту же номенклатуру; отчёт сравнения цен поставщиков — самый быстрый способ увидеть, что привычный поставщик уже полгода не самый дешёвый.
Установка цен и история
Цена в УТ — не поле в карточке товара. Это запись на дату: документ «Установка цен номенклатуры» фиксирует, что с такого-то числа позиция стоит столько.
Зачем так сделано, видно сразу. Заказ берёт цену, действовавшую на его дату: апрельский документ получит мартовскую цену, а не июньскую. История цен позволяет ответить на вопросы, которые иначе задать некому: почему в апреле продавали дешевле, когда подняли цену и кто её поднял.
Заполняют документ не руками: десять тысяч позиций никто не вводит. В документе есть подбор — заполнить по виду цен (взять текущие и пересчитать), по группе номенклатуры, по поставщику, по результатам последней закупки. Дальше цены пересчитываются по способу вида цены, и остаётся проверить исключения.
Ещё одна деталь, о которой узнают поздно: у документа установки цен есть дата действия, и она не обязана совпадать с датой самого документа. Новый прайс можно подготовить сегодня, а ввести в действие с первого числа следующего месяца. Это нормальная практика: цены готовятся заранее, проверяются и вступают в силу тогда, когда о них уже предупредили клиентов.
Отсюда правило доступа: право проводить установку цен не выдают всем. Обычно это один-два человека: коммерческий директор или тот, кто отвечает за ценообразование. Менеджеру остаётся право менять цену в конкретном заказе, и то в пределах диапазона или контроля минимальной цены.
И то, что стоит понимать про отмену: чтобы вернуть прежнюю цену, не удаляют старый документ, а проводят новый, с прежним значением и сегодняшней датой. Удаление документа установки стирает кусок истории, и заказы, оформленные в тот период, начинают объясняться цифрами, которых больше нет.
Прайс поставщика и прайс клиенту
Закупочные цены обычно приходят файлом, и вводить их руками никто не станет. УТ умеет читать прайс из таблицы, сопоставляя строки с номенклатурой по артикулу или по коду поставщика. Сопоставление сохраняется, поэтому вручную его делают один раз.
Обратная сторона — прайс-лист для клиента. Он собирается из тех же видов цен: выбирается вид, группа номенклатуры и формат. Печатать его руками из таблицы не нужно, и не стоит: выгруженный однажды в файл прайс живёт своей жизнью и через месяц отличается от базы.
Правильный порядок обратный: цены в базе, прайс печатается из неё в момент, когда нужен, и на нём стоит дата. Дата на прайсе — не формальность: она превращает спор «вы обещали другую цену» в короткий разговор о том, какой прайс у клиента на руках.
Есть и третья сторона, о которой вспоминают поздно: цены нужно кому-то показывать не только клиентам. Менеджер, который держит прайс в голове или в файле, называет цену по памяти и ошибается в обе стороны. Правильное место, где он её видит, — сам заказ: подобрал позицию, цена подставилась. Всё, что заставляет менеджера смотреть цену где-то ещё, рано или поздно приводит к разнице между обещанным и оформленным.
Отдельный инструмент, который стоит знать, — отчёт сравнения цен поставщиков. Одна и та же позиция есть у нескольких поставщиков, и прайсы у них загружены. Отчёт показывает, у кого сейчас дешевле. Самый частый вывод из него не «поменяем поставщика», а «привычный поставщик уже полгода не самый дешёвый, и об этом можно поговорить».
Почему в заказе не та цена
«В прайсе одно, в заказе другое» — жалоба, которая приходит чаще всех. Причин у неё немного, и они проверяются по порядку, а не наугад.
Первое: какой вид цен в соглашении партнёра. Самая частая причина — смотрят розничный прайс, а клиент сидит на дилерском. Второе: дата документа — заказ задним числом берёт старую цену. Третье: есть ли установка цен на эту дату — позиция может быть новой, и цена ей не устанавливалась вовсе. Четвёртое: не правил ли менеджер цену руками — ручное значение сильнее подставляемого. Пятое: скидки и наценки — цена верна, но применилась автоматическая скидка. Шестое: валюта и НДС — прайс валютный или без НДС, а сравнивают с рублями и с НДС.
Отдельно стоит случай «цена не установлена». Новая позиция без цены подставится нулём или пустотой. Проводить такой заказ можно, и в этом ловушка: ноль в цене — не ошибка для системы, а вполне себе цена. Отсюда практика: контроль нулевых цен перед проведением включают отдельно, и включать его стоит.
Шестая причина — валюта и НДС — выглядит редкой и таковой не является. Она просто маскируется под остальные: числа расходятся не на круглые проценты, а «почти сходятся», и это сбивает с толку сильнее всего. Разница ровно в двадцать процентов почти всегда означает НДС; разница в несколько процентов, меняющаяся день ото дня, — валютный вид цены и курс.
И ручная цена. Менеджеру обычно разрешено менять цену в заказе — иначе никакие переговоры невозможны. Но это значит, что заказ может уехать по цене ниже закупочной. Ограничивают это двумя способами: правом менять цену только определённым ролям и контролем минимальной цены продажи — сравнением с себестоимостью или с нижним порогом вида цены.